Hubspot Integration

Geändert am Do, 13 Mär um 4:47 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

1. Vorraussetzungen
2. Überblick über die Integration
3. Verknüpfung von Lemontaps mit Hubspot
4. Einstellungen in Lemontaps
5. FAQs

1. Vorraussetzungen

Hinweis: Du musst Administrator-Rechte besitzen, um die Verknüpfung einzurichten.

2. Überblick über die Integration

Mit der Hubspot Integration können entweder nur Administratoren oder auch die Endnutzer die mit Lemontaps erfassten Kontakte zu Hubspot als Leads oder als Kontakte entweder automatisch oder manuell pushen. Dies funktioniert sowohl für die mobile Version als auch für die Desktop Version.

User Journey:

Fall 1 - Manueller Push: Wenn man den "manuellen Push" eingestellt hat, wählt man sowohl in der Kontaktübersicht der Admins als auch in der Endnutzer Kontaktübersicht durch die Checkboxen die zu exportierenden Kontakte aus und klickt dann auf Hubspot. Der Export wird dann gestartet.
Fall 2 - Automatischer Push: Hat man in den Einstellungen den "automatischen Push" ausgewählt, wird der Push zu Hubspot bei jedem neuen Kontakt automatisch gestartet. Bisherige Kontakte werden nicht automatisch gepusht. Falls du die bisher aufgenommen Kontakte auch im Hubspot haben möchtest, müsstest du diese einmalig pushen.

Status des Exports: In der Kontakttabelle sieht man in der "Export" Spalte den Status. Wenn man auf das Symbol klickt, sieht man weitere Informationen, bspw. wann der Export stattgefunden hat. Falls hinter dem Hubspot Symbol ein Ausrufezeichen steht, sieht man dass der Export fehlgeschlagen ist. Falls man manuell die Kontakte pusht, bekommt man außerdem immer eine Email bei wie vielen Kontakten der Export funktioniert/fehlgeschlagen hat.

Folgende Attribute werden dabei übertragen:

Vordefinierte Felder in Lemontaps	Kontakt	Lead
Notizen	Nein	Nein
Namenspräfix	Nein	Nein
Vorname	Ja	Ja
Nachname	Ja	Ja
Position	Ja	Ja
Rolle	Nein	Nein
Abteilung	Nein	Nein
Unternehmen	Ja	Ja
Email	Ja	Ja
Email Arbeit	Nein	Nein
Telefon Arbeit	Ja	Ja
Telefon Mobil	Nein	Nein
Webseite	Ja	Ja
Adressat	Nein	Nein
Adresszeile 1	Ja	Ja
Adresszeile 2	Nein	Nein
PLZ	Ja	Ja
Stadt	Ja	Ja
Land	Ja	Ja
DSGVO	Nein	Nein
Sprache	Nein	Nein
Bilder	Nein	Nein
Kennengelernt am	Ja	Ja
Kennengelernt durch	Wird als "Contact Owner" angelegt, falls die Accountemail des Lemontaps-Nutzers auch ein Hubspot Nutzer. Falls die Accountemail des Lemontaps Nutzers kein Hubspot User ist, wird als Owner der Hubspot User benutzt, der die Lemontaps - Hubspot Integration eingerichtet hat.	Wird als "Lead Owner" angelegt, falls die Accountemail des Lemontaps-Nutzers auch ein Hubspot Nutzer. Falls die Accountemail des Lemontaps Nutzers kein Hubspot User ist, wird als Owner der Hubspot User benutzt, der die Lemontaps - Hubspot Integration eingerichtet hat.

Benutzerdefinierte Felder:

Falls du nicht alle Felder benötigst in Lemontaps, kannst du unseren internen Kontaktformular-Konfigurator nutzen, um diese individuell anzupassen. Hier klicken, um zum Konfigurator zu gelangen.
⚠ Hinweis: Das Matching mit CRM-Feldern, ist derzeit noch nicht möglich. Dieses Feature befindet sich jedoch in der Entwicklung und wird bald verfügbar sein.

Duplikate:

Wenn es bereits einen Kontakt/Lead in Hubspot gibt mit der gleichen Email Adresse wie der Kontakt der von Lemontaps nach Hubspot gepusht werden soll, dann funktioniert der Export nicht, da Duplikate verhindert werden. In diesem Fall wird der Grund in der Export Spalte mit angezeigt. Bei einem manuellen Push erhält man außerdem eine Email, ob es Duplikate beim Export gab.

Kampagnen:

Dieses Feature ist aktuell noch in der Entwicklung.

3. Verknüpfung von Lemontaps mit Hubspot

Navigiere zu der CRM Integration Seite.
Klicke auf Hubspot

Klicke nun auf "Autorisieren Hubspot"

Es erscheint nun ein Popup von Hubspot. Gebe deine Anmeldedaten ein. In den meisten Fällen musst du Administratorrechte bei Hubspot haben.
Autorisiere nun Lemontaps im darauffolgenden Popup.

Voilá Hubspot ist nun verbunden. Du kannst das Popup nun schließen. Zur Info: Bei den Feldern "Leads", "Contacts" etc. musst du nichts machen.

4. Einstellungen in Lemontaps

Folgende Einstellungsmöglichkeiten hast du in Lemontaps:

Automatischer oder Manueller Export zu Hubspot
Sollen Kontakte als Leads oder als Kontakte in Hubspot angelegt werden oder willst du es dem Nutzer überlassen?
Rechte: Dürfen Einzelnutzer Kontakte auch zu Hubspot übertragen oder nur Admins?

Hier kannst du die ersten 2 Punkte einstellen und hier die Bearbeitungsrechte.

Wählst du die 3.Option "Ermögliche Benutzer:innen die Auswahl zwischen "Kontakt" und "Lead" aus, dann navigiere zum Internen Formular und schiebe das Feld "Kontakt/Lead" auf „Anzeigen“.

Kontakt-Export in ein CRM-System

Beim Export eines Kontakts, z. B. nach Hubspot, erscheint nun eine Auswahloption.
Der Nutzer muss festlegen, ob der Kontakt als Lead oder als Kontakt exportiert wird.
Nach dem Export wird die gewählte Option im System angezeigt.

Automatische Zuweisung beim Anlegen eines Kontakts

Falls die Auswahl bereits beim Erstellen des Kontakts in Lemontaps getroffen wurde, entfällt die erneute Abfrage beim Export.
Die Zuweisung erfolgt dann automatisch.

Durch die Möglichkeit, die Export-Option bereits bei der Erstellung eines Kontakts festzulegen, wird der Prozess effizienter und transparenter.

5. FAQs

Mein Export ist fehlgeschlagen, was können Gründe hierfür sein?

1) Fehlende Informationen im Kontakt in Lemontaps:

Bei Kontakten muss mindestens 1 Name angegeben sein in dem Lemontaps Kontakt, also entweder Vor- oder Nachname, ansonsten gibt es Probleme beim Export
Bei Leads muss mindestens der Firmennamen und 1 Name im Lemontaps Kontakt angegeben sein, ansonsten funktioniert der Export nicht

2) Duplikat:

Die Email Adresse des Kontaktes in Lemontaps existiert bereits in Hubspot bei einem Lead oder bei einem Kontakt.

3) Aktualisierung:

Bei automatischer Synchronisation ist es manchmal erforderlich, die Seite zu aktualisieren, um das entsprechende Icon zu sehen, wenn bspw. ein neuer Kontakt erstellt wurde.
Aktualisierungen von Kontakten in Lemontaps werden nicht automatisch im CRM aktualisiert.

4) Andere Gründe:

Es kann sein, dass es trotzdem nicht klappt. Versuche den Kontakt nochmals zu exportieren. Falls es immer noch nicht klappt kontaktiere bitte [email protected]

Ist die Integration DSGVO-konform?

Ja, das ist sie. Mehr Informationen erfahren Sie hier.