Microsoft Dynamics CRM Integration

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Vorraussetzungen
• 2. Überblick über die Integration
• 3. Verknüpfung von Lemontaps mit Microsoft Dynamics CRM
• 4. Einstellungen in Lemontaps 
• 5. FAQs

1. Vorraussetzungen

Hinweis: Du musst Administrator-Rechte besitzen, um die Verknüpfung einzurichten.

2. Überblick über die Integration

Mit der CRM-Integration können entweder nur Administratoren oder auch die Endnutzer die mit Lemontaps erfassten Kontakte zum CRM als Leads oder als Kontakte entweder automatisch oder manuell pushen. Dies funktioniert sowohl für die mobile Version als auch für die Desktop Version.

User Journey: 

• Fall 1 - Manueller Push: Wenn man den "manuellen Push" eingestellt hat, wählt man sowohl in der Kontaktübersicht der Admins als auch in der Endnutzer Kontaktübersicht  durch die Checkboxen die zu exportierenden Kontakte aus und klickt dann auf Microsoft Dynamics CRM. Der Export wird dann gestartet.
• Fall 2 - Automatischer Push: Hat man in den Einstellungen den "automatischen Push" ausgewählt, wird der Push zu CRM bei jedem neuen Kontakt automatisch gestartet. Bisherige Kontakte werden nicht automatisch gepusht. Falls du die bisher aufgenommen Kontakte auch im CRM haben möchtest, müsstest du diese einmalig pushen.

• Status des Exports: In der Kontakttabelle sieht man in der "Export" Spalte den Status. Wenn man auf das Symbol klickt, sieht man weitere Informationen, bspw. wann der Export stattgefunden hat. Falls hinter dem CRM Symbol ein Ausrufezeichen steht, sieht man dass der Export fehlgeschlagen ist. Falls man manuell die Kontakte pusht, bekommt man außerdem immer eine Email bei wie vielen Kontakten der Export funktioniert/fehlgeschlagen hat. 

• Hinweis: 
  • Bei automatischer Synchronisation ist es manchmal erforderlich, die Seite zu aktualisieren, um das entsprechende Icon zu sehen, wenn bspw. ein neuer Kontakt erstellt wurde.
  • Aktualisierungen von Kontakten in Lemontaps werden nicht automatisch im CRM aktualisiert.

Folgende Attribute werden dabei übertragen: 

Benutzerdefinierte Felder: 

Falls du nicht alle Felder benötigst in Lemontaps, kannst du unseren internen Kontaktformular-Konfigurator nutzen, um diese individuell anzupassen. Hier klicken, um zum Konfigurator zu gelangen.
⚠ Hinweis: Das Matching mit CRM-Feldern, ist derzeit noch nicht möglich. Dieses Feature befindet sich jedoch in der Entwicklung und wird bald verfügbar sein.

Duplikate:

Wenn es bereits einen Kontakt/Lead in CRM gibt mit der gleichen Email Adresse wie der Kontakt der von Lemontaps ins CRM gepusht werden soll, dann funktioniert der Export nicht, da Duplikate verhindert werden. In diesem Fall wird der Grund in der Export Spalte mit angezeigt. Bei einem manuellen Push erhält man außerdem eine Email, ob es Duplikate beim Export gab.

3. Verknüpfung von Lemontaps mit Microsoft Dynamics CRM

1. Schritt: CRM Integration in Lemontaps öffnen

• Navigieren Sie zu Team-Einstellungen > Integration > CRM
• Nun öffnet sich ein Microsoft Dynamics CRM Popup 
• Hier müssen Sie nun die Organisation URL einfügen (weiter mit Schritt 2)

2. Schritt: Organisation URL aus Dynamics365

• Öffnen Sie die Seite Dynamics365 und loggen Sie sich über folgenden Link ein : https://login.microsoftonline.com/
• Nun kopieren Sie die URL bis zu „.com“ (im Screenshot grün markiert)

3. Schritt: Organisations URL eingeben

• Nun fügen Sie die Organisation URL in das Feld ein 

• Klicken Sie nun „Save“ und anschließend auf “ Authorize Microsoft Dynamics CRM“

• Hinweis: es öffnet sich ein Popup, dies ist für Sie jedoch nicht von Relevanz
• Nun sind Sie mit dem CRM verbunden 

4.Schritt: erfolgreiche Konfiguration prüfen

• Navigieren Sie zu erneut zu Team Einstellungen > Integration > CRM
• Nun erscheinen oben die „Allgemeinen CRM-Integrationseinstellungen“
• Weiter unten sehen Sie den Punkt „Verwalte Deine CRM-Integration“
• Microsoft Dynamics CRM Button erscheint in GRÜN, wenn Konfiguration erfolgreich war, in Orange, wenn die Konfiguration fehlerhaft war (Versuchen Sie es erneut)

• Klicken Sie auf den Button und anschließend auf die drei Punkte, um die Konfiguration zu bearbeiten oder zu löschen 

4. Einstellungen in Lemontaps 

Folgende Einstellungsmöglichkeiten hast du in Lemontaps:

• Automatischer oder Manueller Export zum CRM
• Sollen Kontakte als Leads oder als Kontakte ins CRM angelegt werden? 
• Rechte: Dürfen Einzelnutzer Kontakte auch ins CRM übertragen oder nur Admins? 

Hier kann du die erste 2 Punkte einstellen und hier die Bearbeitungsrechte.

5. FAQs

Mein Export ist fehlgeschlagen, was können Gründe hierfür sein?

1) Fehlende Informationen im Kontakt in Lemontaps: 

• Bei Kontakten muss mindestens 1 Name angegeben sein in dem Lemontaps Kontakt, also entweder Vor- oder Nachname, ansonsten gibt es Probleme beim Export
• Bei Leads muss mindestens der Firmennamen und 1 Name im Lemontaps Kontakt angegeben sein, ansonsten funktioniert der Export nicht 

2) Duplikat:

• Die Email Adresse des Kontaktes in Lemontaps existiert bereits im CRM bei einem Lead oder bei einem Kontakt. 

3) Aktualisierung: 

• Bei automatischer Synchronisation ist es manchmal erforderlich, die Seite zu aktualisieren, um das entsprechende Icon zu sehen, wenn bspw. ein neuer Kontakt erstellt wurde.
• Aktualisierungen von Kontakten in Lemontaps werden nicht automatisch im CRM aktualisiert.

4) Andere Gründe: 

• Es kann sein, dass es trotzdem nicht klappt. Versuche den Kontakt nochmals zu exportieren. Falls es immer noch nicht klappt kontaktiere bitte [email protected]