Salesforce Integration

Geändert am Do, 13 Feb um 4:49 NACHMITTAGS

INHALTSVERZEICHNIS

1. Vorraussetzungen
2. Überblick über die Integration
3. Verknüpfung von Lemontaps mit Salesforce
4. Einstellungen in Lemontaps
5. FAQs

1. Vorraussetzungen

Hinweis: Bitte stelle sicher, dass ihr eine der Salesforce-Edition einen API-Zugang besitzt, um die Integration mit Lemontaps nutzen zu können: Siehe Salesforce-Editionen mit API-Zugang hier. Außerdem musst du Administrator-Rechte besitzen, um die Verknüpfung einzurichten.

2. Überblick über die Integration

Mit der Salesforce Integration können entweder nur Administratoren oder auch die Endnutzer die mit Lemontaps erfassten Kontakte zu Salesforce als Leads oder als Kontakte entweder automatisch oder manuell pushen. Dies funktioniert sowohl für die mobile Version als auch für die Desktop Version.

User Journey:

Fall 1 - Manueller Push: Wenn man den "manuellen Push" eingestellt hat, wählt man sowohl in der Kontaktübersicht der Admins als auch in der Endnutzer Kontaktübersicht durch die Checkboxen die zu exportierenden Kontakte aus und klickt dann auf Salesforce. Der Export wird dann gestartet.
Fall 2 - Automatischer Push: Hat man in den Einstellungen den "automatischen Push" ausgewählt, wird der Push zu Salesforce bei jedem neuen Kontakt automatisch gestartet. Bisherige Kontakte werden nicht automatisch gepusht. Falls du die bisher aufgenommen Kontakte auch in Salesforce haben möchtest, müsstest du diese einmalig pushen.

Status des Exports: In der Kontakttabelle sieht man in der "Export" Spalte den Status. Wenn man auf das Symbol klickt, sieht man weitere Informationen, bspw. wann der Export stattgefunden hat. Falls hinter dem Salesforce Symbol ein Ausrufezeichen steht, sieht man dass der Export fehlgeschlagen ist. Falls man manuell die Kontakte pusht, bekommt man außerdem immer eine Email bei wie vielen Kontakten der Export funktioniert/fehlgeschlagen hat.

Folgende Attribute werden dabei übertragen:

Vordefinierte Felder in Lemontaps	Kontakt	Lead
Notizen	Ja (im Feld Description)	Ja (im Feld Description)
Namenspräfix	Ja	Ja
Vorname	Ja	Ja
Nachname	Ja	Ja
Position	Ja	Ja
Rolle	Nein	Nein
Abteilung	Ja	Nein
Unternehmen	Nein	Ja
Email	Ja	Ja
Email Arbeit	Nein	Nein
Telefon Arbeit	Ja als "Phone"	Ja als "Phone"
Telefon Mobil	Ja als "Mobile"	Ja als "Mobile"
Webseite	Nein	Ja
Adressat	Nein	Nein
Adresszeile 1	Ja	Ja
Adresszeile 2	Nein	Nein
PLZ	Ja	Ja
Stadt	Ja	Ja
Land	Ja	Ja
DSGVO	Nein	Nein
Sprache	Nein	Nein
Bilder	Nein	Nein
Kennengelernt am	Ja	Ja
Kennengelernt durch	Wird als "Contact Owner" angelegt, falls die Accountemail des Lemontaps-Nutzers auch ein Salesforce Nutzer. Falls die Accountemail des Lemontaps Nutzers kein Salesforce User ist, wird als Owner der Salesforce User benutzt, der die Lemontaps - Salesforce Integration eingerichtet hat.	Wird als "Lead Owner" angelegt, falls die Accountemail des Lemontaps-Nutzers auch ein Salesforce Nutzer. Falls die Accountemail des Lemontaps Nutzers kein Salesforce User ist, wird als Owner der Salesforce User benutzt, der die Lemontaps - Salesforce Integration eingerichtet hat.
	Lead Source: Lemontaps (Wird automatisch hinzugefügt)	Lead Source: Lemontaps (Wird automatisch hinzugefügt)

Benutzerdefinierte Feldern:
Hast du benutzerdefinierte Felder in Salesforce selbst angelegt, kannst du diese auch im Leadformular von Lemontaps sichtbar machen.

Stelle sicher, dass die Verbindung zwischen Salesforce und Lemontaps autorisiert ist. Wenn die Felder nach der Zuweisung immer noch fehlen, klicke auf „Erneut autorisieren“, um die Verbindung zu aktualisieren.

Die benutzerdefinierten Felder aus Salesforce werden dann in Lemontaps angezeigt:

Navigiere zum Kontaktformular -> internes Kontaktformular.
Verschiebe die Felder mit "Salesforce" von "Nicht anzeigen" zu "Anzeigen".

Wenn du nun über das Lemontaps Leadformular die benutzerdefinierten Felder ausfüllst und den Kontakt zu Salesforce exportierst, wird das richtige Feld ausgefüllt.

Hinweis: Die Integration unterstützt derzeit nur benutzerdefinierte Felder, die direkt vom Benutzer in Salesforce angelegt wurden. Weitere Systemfelder, die von Salesforce bereitgestellt werden (wie z.B. die Rolle eines Nutzers), werden derzeit noch nicht unterstützt (alle Felder, die in der Tabelle mit einem "Nein" versehen sind).

Duplikate:

Wenn es bereits einen Kontakt/Lead in Salesforce gibt mit der gleichen Email Adresse wie der Kontakt der von Lemontaps nach Salesforce gepusht werden soll, dann funktioniert der Export nicht, da Duplikate verhindert werden. In diesem Fall wird der Grund in der Export Spalte mit angezeigt. Bei einem manuellen Push erhält man außerdem eine Email, ob es Duplikate beim Export gab.

Kampagnen:

Dieses Feature ist aktuell noch in der Entwicklung.

3. Verknüpfung von Lemontaps mit Salesforce

Navigiere zu der CRM Integration Seite.
Klicke auf Salesforce

Klicke nun auf "Authorisieren Salesforce"

Es erscheint nun ein Popup von Salesforce. Gebe deine Anmeldedaten ein. In den meisten Fällen musst du Administratorrechte bei Salesforce haben.
Autorisiere nun Lemontaps im darauffolgenden Popup.
Voilá Salesforce ist nun verbunden. Du kannst das Popup nun schließen. Zur Info: Bei den Feldern "Leads", "Contacts" etc. musst du nichts machen.

4. Einstellungen in Lemontaps

Folgende Einstellungsmöglichkeiten hast du in Lemontaps:

Automatischer oder Manueller Export zu Salesforce
Sollen Kontakte als Leads oder als Kontakte in Salesforce angelegt werden?
Rechte: Dürfen Einzelnutzer Kontakte auch zu Salesforce übertragen oder nur Admins?

Hier kannst du die ersten 2 Punkte einstellen und hier die Bearbeitungsrechte.

Die CRM-Integration in Lemontaps wurde um eine neue Funktion erweitert. Bisher musste bei der Übertragung von Kontakten in ein CRM-System (z. B. Salesforce) festgelegt werden, ob diese als Kontakt oder als Lead gespeichert werden. Die neue Funktion ermöglicht es, diese Entscheidung direkt beim Erstellen des Kontakts in Lemontaps zu treffen, wodurch der Export-Prozess vereinfacht wird.

1. Aktivierung der neuen Funktion

In den Einstellungen von Lemontaps kann die neue Funktion aktiviert werden. Navigiere zu der CRM-Integration und wähle "Ermögliche Benutzer:innen die Auswahl zwischen "Kontakt" und "Lead" aus.
Nach der Aktivierung erscheint ein zusätzliches Feld im internen Kontaktformular.
Wichtig: Das Feld muss auf „Anzeigen“ geschoben werden, sonst funktioniert der Export nicht.

2. Kontakt-Export in ein CRM-System

Beim Export eines Kontakts, z. B. nach Salesforce, erscheint nun eine Auswahloption.
Der Nutzer muss festlegen, ob der Kontakt als Lead oder als Kontakt exportiert wird.
Nach dem Export wird die gewählte Option im System angezeigt.

3. Automatische Zuweisung beim Anlegen eines Kontakts

Falls die Auswahl bereits beim Erstellen des Kontakts in Lemontaps getroffen wurde, entfällt die erneute Abfrage beim Export.
Die Zuweisung erfolgt dann automatisch.

Die neue Funktion erleichtert die CRM-Integration in Lemontaps erheblich. Durch die Möglichkeit, die Export-Option bereits bei der Erstellung eines Kontakts festzulegen, wird der Prozess effizienter und transparenter.

5. FAQs

Mein Export ist fehlgeschlagen, was können Gründe hierfür sein?

1) Fehlende Informationen im Kontakt in Lemontaps:

Bei Kontakten muss mindestens 1 Name angegeben sein in dem Lemontaps Kontakt, also entweder Vor- oder Nachname, ansonsten gibt es Probleme beim Export
Bei Leads muss mindestens der Firmennamen und 1 Name im Lemontaps Kontakt angegeben sein, ansonsten funktioniert der Export nicht

2) Duplikat:

Die Email Adresse des Kontaktes in Lemontaps existiert bereits in Salesforce bei einem Lead oder bei einem Kontakt.

3) Aktualisierung:

Bei automatischer Synchronisation ist es manchmal erforderlich, die Seite zu aktualisieren, um das entsprechende Icon zu sehen, wenn bspw. ein neuer Kontakt erstellt wurde.
Aktualisierungen von Kontakten in Lemontaps werden nicht automatisch im CRM aktualisiert.

4) Andere Gründe:

Es kann sein, dass es trotzdem nicht klappt. Versuche den Kontakt nochmals zu exportieren. Falls es immer noch nicht klappt kontaktiere bitte [email protected]