Wie erstelle ich Nutzer/Profile und lade diese zu ihrem Account ein?

Geändert am Mi, 29 Mai um 10:21 VORMITTAGS

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Möglichkeiten es gibt um Nutzer in der Management Plattform anzulegen und wie Sie dies praktisch umsetzen. Anschließend erklären wir Ihnen wie Sie Ihre Mitarbeitenden zu ihren digitale Visitenkarten einladen.

INHALTSVERZEICHNIS

I. Nutzer erstellen
II. Nutzer einladen
- 1. Wie lade ich Nutzer ein?
- 2. Was bedeutet der jeweilige "Status" eines Nutzers?

I. Nutzer erstellen

Sie öffnen die Ansicht "Nutzerprofile" in der Lemontaps Management Plattform. Hier kommen Sie direkt zu der Ansicht.

1. Einzelne Nutzer direkt in der Plattform hinzufügen

In der Management Plattform auf der linken Sidebar unter der Ansicht "Nutzerprofile" können Sie über den Button "Nutzer Hinzufügen" rechts oben manuell einzelne Nutzer erstellen.

Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder Vor- und Nachname sowie E-Mail Adresse aus.

Bei der Erstellung des Nutzers kann ausgewählt werden, ob die Einladung automatisch an den neu erstellten Nutzer gesendet werden soll (siehe unten). Wenn man diese Funktion deaktiviert, muss die Einladung später versendet werden (siehe II. Nutzer einladen).

Klicken Sie anschließend auf "Speichern". Der neue Nutzer wird Ihnen nun in der Tabelle angezeigt.

Wenn Sie den Nutzer vom Mitarbeiter zum Administrator (oder Unit-Administrator) ernennen wollen, klicken Sie neben dem Namen links auf den runden Bearbeiten Button mit dem Stift. Dort können Sie unter anderem bei dem Reiter "Account" die Rolle des Nutzers festlegen. Speichern nicht vergessen!

Hinweis: Wenn Sie die Zugriffsrechte für den Nutzer so setzen, dass dieser auch die Möglichkeit hat sein Profil zu bearbeiten, müssen Sie theoretisch nur die Pflichtfelder angeben. Der Nutzer könnte dann theoretisch alle weiteren Infos und Profilbausteine selbst gestalten, sollten Sie es nicht bereits für ihn getan haben.

2. Massenerstellung über den Excel Uploader

In der Management Plattform unter der Ansicht "Nutzerprofile" können Sie über den Button "Bulk Actions" rechts oben mehrere Nutzer gleichzeitig per Excel Import erstellen. Klicken Sie auf "Nutzer Hinzufügen" um das Pop-Up zu öffnen, wo Sie die Excel Vorlage herunterladen können.

In dem Excelblatt können Sie nun die Informationen Ihrer Mitarbeiter in die richtige Spalte hinzufügen. Die einzigen Pflichtfelder sind Vor- und Nachname, sowie die E-Mail Adresse. Sie können zwar die Website URL hinterlegen, jedoch müssen alle individuellen Links (z.B. LinkedIn Profil) oder Dateien für das digitale Profil über Einstellungen in der Plattform gehandhabt werden, nicht mithilfe des Excel Importers.

Prinzipiell können Sie auch Ihre eigene Excel verwenden und die Spalten den Feldern der Vorlage zuordnen (siehe nächster Schritt).

Nachdem Sie die Excel Tabelle fertig haben, laden Sie diese in dem gleichen Pop-Up Fenster hoch. Sie werden gebeten die Spalten zu matchen, damit alle Felder korrekt zugeordnet werden.

Sie klicken auf "Weiter" und können nun die Richtigkeit Ihrer Excel Tabelle und Zuordnungen nochmals überprüfen. Nicht valide Felder werden in rot angezeigt und man kann hier direkt bearbeiten.

Sobald alles passt klicken Sie auf "Absenden" und die Nutzer werden in der Plattform erstellt. Die Einladung und weitere Einstellungen für die digitalen Profile können nun in der Plattform vorgenommen werden.

3. Automatische Nutzer Synchronisierung

Sie können alternativ eine direkte Schnittstelle zu Ihrer Mitarbeiterdatenbank bei Lemontaps einrichten. Die Synchronisierung erfolgt beispielsweise über Azure AD / EntraID oder SCIM. Diese Integration wird entweder per Self Service oder in einem gemeinsamen IT Meeting eingerichtet.

Die Daten z.B. der Nutzergruppe "Digitale Visitenkarten" werden einmal initial in die Plattform hinzugefügt und anschließend alle 24 Stunden synchronisiert. Änderungen in Ihrer Datenbank werden automatisch auch in Lemontaps übernommen und Sie sparen sich die Zeit, die für manuelle Anpassungen anfallen würde.

(Die Einrichtung eines Single-Sign-Ons (SSO) für einen komfortablen Login ist in diesem Zuge ebenfalls möglich.)

Wenn Sie mehr über die Integrationen erfahren möchten, kontaktieren Sie einfach unseren Support oder besuchen Sie diese Seite.

II. Nutzer einladen

1. Wie lade ich Nutzer ein?

Wenn Sie einen einzelnen Nutzer einladen möchten, klicken Sie in der Tabelle mit den Nutzerprofile ganz links auf die Checkbox. Sie können auf mehrere einzelne Nutzer darüber auswählen. Sie können in der Tabelle auch nach "Status" sortieren.

Sollten Sie alle Nutzer einladen wollen, die noch keine Einladungsmail erhalten haben, klicken Sie ganz oben in der Tabelle die Checkbox links neben "Bearbeiten" an. Die Filterung der Personen, die noch nicht auf "aktiv" sind, erfolgt automatisch im nächsten Schritt.

Nach der Auswahl der Nutzer erscheint über der Tabelle nun die Option "XY Einladung(en) versenden". Sobald Sie darauf klicken, werden die Einladungs-E-Mails an die Mitarbeiter gesendet.

Hinweis: Gegebenenfalls haben Sie in Ihrem Paket die Möglichkeit, die Einladungsemail an Ihre Nutzer nach Ihren Wünschen anzupassen. Schauen Sie in der Plattform nach, ob Sie unter > Team Einstellungen > E-Mail Vorlagen > E-Mail auswählen für die Einladungs E-Mails freigeschaltet sind. Eine Anleitung zum E-Mail Template Editor finden Sie hier.

2. Was bedeutet der jeweilige "Status" eines Nutzers?

In der Tabelle mit Nutzerprofilen sehen Sie links die Spalte "Status".

"Nicht eingeladen"

Das bedeutet, der Nutzer wurde neu erstellt und hat noch keine Einladungs-E-Mail erhalten.

"Einladung versendet"

Das bedeutet, der Nutzer hat bereits eine Einladungs-E-Mail erhalten, hat sich aber nicht in seinen Lemontaps Account eingeloggt und ein Passwort vergeben.

Manchmal gehen diese E-Mails bei Ihren Mitarbeitern unter - senden Sie die Einladungs-E-Mail einfach erneut.

"Aktiv"

Das bedeutet der Nutzer hat eine Einladungs-E-Mail erhalten, hat ein Passwort vergeben und sich in seinem Lemontaps Account eingeloggt.