Wie benutze ich den Email Template Editor?

Geändert am Fri, 02 Feb 2024 um 02:40 PM

In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie die Emails die von Lemontaps aus versendet werden an die Nutzerinnen und neuen Kontakte nach Ihrem Corporate Design und in Ihrem Wording anpassen können. Damit gewährleisten Sie ein konsistentes Auftreten und eine starke Markenidentität in Ihrer Korrespondenz.

INHALTSVERZEICHNIS

Kurze Checkliste
Email Templates
Spracheinstellungen
Email Templates anpassen - Drag & Drop
Platzhalter
Fragen und Antworten

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Kurze Checkliste

Kunden lehnen sich stark an unsere Templates an und verändern folgende Punkte bei allen Emails und allen Sprach Templates:

Schriftart
Logo
Bei Einladungsemail: die Wallets die benötigt werden
Falls SSO Nutzer: den Login Link anstelle von dem Zugangslink. Weitere Infos hierzu im FAQs weiter unten.
Manche: Verlinken noch zu weiteren Informationen im Intranet

Email Templates

Folgende Templates können angepasst werden:

1. Einladungsemails an Mitarbeitende: Das sind die Emails, die versendet werden, sobald Sie die Nutzer über das Admin Dashboard erstellen und einladen.
2. Kontaktformular - E-Mail an Kontakt: Das ist die Email, die verschickt wird, sobald sich jemand in das Kontaktformular einträgt. Die Email enthält die Kontaktdatendatei (.vcf) und den Link zum digitalen Visitenkartenprofil.
3. Kontaktformular - Interne Benachrichtigung: Diese Email erhalten Ihre Nutzer, sobald sich jemand bei Ihnen im Kontaktformular einträgt.

Beachten Sie, dass E-Mails wie "Neues Passwort setzen" derzeit nicht personalisiert werden können. Tauchen Sie nun mit uns in die Details ein!

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Spracheinstellungen

Sie können die E-Mails in verschiedenen Sprachen anlegen und je nach Spracheinstellung des Nutzers oder des Profilbesuchers wird die Email in der entsprechenden Sprache versendet.

Legen Sie für jede Sprache die Email an.

Wofür ist die "Standard" Sprache? Die Standardsprache wird als Fallback Sprache verwendet, wenn keine Sprache dem Nutzer oder dem Profilbesucher zugeordnet wurde. Wenn Sie zum Beispiel sagen, dass wenn die Spracheinstellungen unklar ist, es wahrscheinlich ist, dass die Person englisch spricht, dann legen Sie die Standardsprache in englisch an.

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Email Templates anpassen - Drag & Drop

Der Editor ist in 3 Teile aufgeteilt.

In der Mitte befindet sich das Email Template, auf der Rechten die Bearbeitungsmöglichkeiten und auf der linken finden Sie neue Elemente die Sie dem Email Template hinzufügen können.

1. Wählen Sie ein Email-Template aus:

z.B. "Einladungsemails an Mitarbeitende" und Sprache "deutsch"

2. Betreff anpassen:

Auf der rechten Seite bekommen Sie die Möglichkeit den Betreff festzulegen. Im Beispiel-Betreff sehen Sie auch einen Platzhalter, der ihren Organisationsname einfügen würde. Mehr über Platzhalter erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

3. Elemente in der Email Vorlage anpassen:

Klicken Sie auf die einzelnen Elemente des Templates und Sie können bspw. direkt den Text anklicken und direkt etwas neues schreiben. Gleichzeitig ergeben sich für jedes Element die Bearbeitungsmöglichkeiten auf der rechten Seite. Zu diesen gehören bspw. Anpassung von Schriftart und -größe, sowie das Einfügen von Bilder wie dem Logo oder Links. Sie können die Elemente per Drag und Drop einfach verschieben.

Sobald Sie ein Element angeklickt haben, können Sie dieses auch wieder löschen.

4. Neue Elemente hinzufügen:

Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit folgende Elemente hinzuzufügen:

Weitere Textelemente
Bild
Buttons
Divider: Das ist eine Trennlinie
Abstandshalter
Wrapper: Das ist eine Gruppe, die Sie erstellen können, welcher Sie weitere Elemente hinzufügen können
Google Wallet (online sowie offline)
Layout Spalten: Zum Beispiel ein Layout mit 2 Spalten.

5. Vorschau anschauen:

In der Mitte, wenn Sie auf das "Desktop" oder "Handy" Icon klicken, haben Sie die Möglichkeit die Vorschau der Desktop und Mobilversion anzuschauen.

6. Test-Email versenden:

Klicken Sie auf den Button Test-Email versenden und geben Sie eine Email Ihrer Wahl ein. Testen Sie aus, wie die Email in "live" aussieht und überprüfen Sie nochmal alles.

7. Speichern:

Vergessen Sie nicht die neue Mail zu speichern!

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Platzhalter

Sie können nachfolgende Platzhalter in den Email Templates verwenden, welche entsprechen ersetzt werden. Diese finden sie auch direkt in dem E-Mail Template Editor in der Bearbeitungszeile.

Einladungsemails an Mitarbeitende:

$firstName$ -> Vorname des Nutzers
$lastName$ -> Nachname des Nutzers
$company$ -> Firmename des Nutzers

$Set_Password_URL$ -> URL, um das Passwort zu setzen

$Main_Account_Email$ -> Email des Main Accounts

$LOGIN_URL$ -> URL, um zum Login zu gelangen

Kontaktformular - E-Mail an Kontakt:

$NAME$ -> Vor und Nachname des Lemontaps Nutzers
$VCARD_LINK$ -> URL, welche automatisch die .vcard (Kontaktdatei) herunterlädt
$ACCOUNT_PUBLIC_URL$ -> URL, welche das Lemontaps Profil öffnet
$PROFILE_PIC_URL$ -> Profilbild des Nutzers

$COMPANY$ -> Name des Unternehmens

$POSITION$ -> Position des Lemontaps Nutzers

$EMAIL$ -> Email des Lemontaps Nutzers

$PHONE_MOBILE$ -> Mobile Telefonnummer des Lemontaps Nutzers

$PHONE_WORK$ -> Geschäftliche Telefonnummer des Lemontaps Nutzers

$ADRESS$ -> Adresse des Lemontaps Nutzers

$ADRESS_LINE_1$ -> Adresszeile 1 des Lemontaps Nutzers

$ADRESS_LINE_2$ -> Adresszeile 2 des Lemontaps Nutzers

$CITY$ -> Stadt des Lemontaps Nutzers

$POSTCODE$ -> Postleitzahl des Lemontaps Nutzers

$COUNTRY$ -> Land des Lemontaps Nutzers

Kontaktformular - Interne Benachrichtigung:

$RECEIVER_NAME$ -> Vor und Nachname des Lemontaps Nutzers
$LEAD_URL$ -> URL, welche zu zur Kontaktseite des neuen Kontakts führt
$LEAD_NAME$ ->Vor und Nachname des neuen Kontakts
$LEAD_EMAIL$ -> Email des neuen Kontakts

Betreffzeile:

$ORGANIZATION_NAME$ -> Der Organisationsname den Sie unter "Teams-Einstellung" -> "Organisation" eingegeben haben

$COMPANY_NAME$ -> Der Firmennamen, der im jeweiligen Lemontaps Profil hinterlegt ist

Auf der linken Seite erscheint die Betreffzeile, die sie je nach Bedarf abändern können.

Fragen und Antworten

1) Was ist zu beachten, wenn mein Unternehmen Single Sign-On (SSO) nutzt?

SSO-Nutzer sollten den Login-Link verwenden, anstelle des standardmäßigen Zugangslinks.

Ein Beispieltext könnte lauten:

"Über folgende URL kannst du auf dein Visitenkartenprofil zugreifen: lemontaps.com/login (oder ihre Firmendomain bspw. vcard.ihrefirma.com/login).Gebe deine Firmen-Zugangsdaten ein, da der Login per SSO funktioniert. (Bitte keinen Linkedin, Microsoft oder Google Login verwenden oder anklicken)."

2) Wie hängt man Wallets an und wo erscheinen diese?

Um Wallets anzuhängen, bieten wir zwei Möglichkeiten an.

Google Wallets als Button:

In der Einladungsemail können QR-Codes sowohl für Online- als auch für Offline-Verwendung eingefügt werden.

Hierzu wählen Sie auf der linken Seite das entsprechende Element und ziehen es in das Textfeld.

Die Online-Version aktualisiert sich automatisch bei jeder Änderung und öffnet das komplette digitale Profil. Der Offline-QR-Code benötigt keine Internetverbindung, da er sich nicht automatisch aktualisiert. Er führt direkt zur .vcf Kontaktdatei. Wir empfehlen, beide Optionen in der E-Mail bereitzustellen.

Apple Wallets:

Sie können ebenso eine Apple Wallet, wie im Screenshot gezeigt, anhängen. Diese erscheinen dann im Anhang, sind jedoch in der Vorschau nicht ersichtlich. Sollten alle Mitarbeiter im Unternehmen nur Iphones besitzen, tendieren Kunden dazu nur Apple Wallets anzuhängen.

3) Wie kann ich Fonts (Schriften) hochladen und importieren?

Um eigene Schriftarten hochzuladen gehen Sie auf "Eigene Schrift erstellen", benennen Sie die Schrift und fügen Sie die URL hinzu. Bei Google oder Adobe Fonts einfach die URL der entsprechenden Schrift kopieren und hier einfügen.

Über Google Fonts https://fonts.google.com/ wählen Sie die gewünschte Schrift aus und kopieren unten links die URL.

Über Adobe Fonts: Hierbei handelt es sich um einen kostenpflichtigen Service.

4) Warum erscheint das Lemontaps Branding in meiner E-Mail-Signatur, und wie kann ich es entfernen?

Lemontaps Branding in der Vollversion des Email Editors:

Das Lemontaps Branding erscheint im Footer, da E-Mails über die Lemontaps-E-Mail-Adresse versendet werden (unabhängig vom Plan).

Lemontaps Branding in der Light Version des Email Editors:

In der Light Version (ohne das kostenpflichtige Add-on) zeigt der Email Editor das Lemontaps Branding am Anfang und am Ende der E-Mail in der Vorschau an.

5) Welche Einschränkungen habe ich in der Light Version:

Nur Textbearbeitung ist möglich
Keine Hinzufügung von Fotos
Keine Anpassung des Designs

Anbei eine kurze Vorschau

--> kostenpflichtiges Email Editor Addon, kann angefragt werden bei support@lemontaps.com

6) Was passiert wenn ich nur die Standard E-mail bearbeite?

Wenn nur die Standard E-mail bearbeitet wird und die en und de unverändert bleiben, dann wird immer die Standard E-mail verschickt (unabhängig von den Spracheinstellungen).

18:18 Uhr $COMPANY_NAME$