Wie benutze ich den Email Template Editor?

Geändert am Mi, 16 Apr um 7:07 NACHMITTAGS

In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie die Emails die von Lemontaps aus versendet werden an die Nutzerinnen und neuen Kontakte nach Ihrem Corporate Design und in Ihrem Wording anpassen können. Damit gewährleisten Sie ein konsistentes Auftreten und eine starke Markenidentität in Ihrer Korrespondenz.

INHALTSVERZEICHNIS


_____________________________________________________________________________________________________


Kurze Checkliste


Kunden lehnen sich stark an unsere Templates an und verändern folgende Punkte bei allen Emails und allen Sprach Templates:

  • Schriftart
  • Logo
  • Bei Einladungsemail: die Wallets die benötigt werden
  • Falls SSO Nutzer: den Login Link anstelle von dem Zugangslink. Weitere Infos hierzu im FAQs weiter unten.
  • Manche: Verlinken noch zu weiteren Informationen im Intranet


Email Templates


Folgende Templates können angepasst werden: 

  1. 1. Einladungsemails an Mitarbeitende: Das sind die Emails, die versendet werden, sobald Sie die Nutzer über das Admin Dashboard erstellen und einladen. 

  2. 2. Kontaktformular - E-Mail an Kontakt: Das ist die Email, die verschickt wird, sobald sich jemand in das Kontaktformular einträgt. Die Email enthält die Kontaktdatendatei (.vcf) und den Link zum digitalen Visitenkartenprofil. 

  3. 3. Kontaktformular - Interne Benachrichtigung: Diese Email erhalten Ihre Nutzer, sobald sich jemand bei Ihnen im Kontaktformular einträgt. 

Beachten Sie, dass E-Mails wie "Neues Passwort setzen" derzeit nicht personalisiert werden können. Tauchen Sie nun mit uns in die Details ein!


_____________________________________________________________________________________________________


Spracheinstellungen


Sie können die E-Mails in verschiedenen Sprachen anlegen und je nach Spracheinstellung des Nutzers oder des Profilbesuchers wird die Email in der entsprechenden Sprache versendet.

Die Onboarding E-Mail und die interne Notification wird in der Sprache des Lemontaps Nutzers versendet. 
Die Follow-up E-Mail an neue Kontakte wird auf Basis der Sprache des neuen Kontakts versendet. 

Alle möglichen Sprachen können Sie hier konfigurieren - falls Sie weniger Sprachen bei den E-Mail Templates verwenden möchten, können Sie diese in der Einstellungsseite der E-Mails hier konfigurieren. 

Hier können Sie auch die Fallback-Sprache festlegen. Die Fallback Sprache wird verwendet, wenn keine Sprache dem Nutzer oder dem Profilbesucher zugeordnet wurde. 

Im Editor selbst können Sie für die aufgesetzten Sprachen jeweils ein E-Mail Template anlegen. 

_____________________________________________________________________________________________________


Email Templates anpassen - Drag & Drop 


Der Editor ist in 3 Teile aufgeteilt. 

In der Mitte befindet sich das Email Template, auf der Rechten die Bearbeitungsmöglichkeiten und auf der linken finden Sie neue Elemente die Sie dem Email Template hinzufügen können.  


1. Wählen Sie ein Email-Template aus: 

z.B. "Unit: Human Resources", "Einladungsemails an Mitarbeitende" und Sprache "deutsch"


2. Betreff anpassen: 

Auf der rechten Seite bekommen Sie die Möglichkeit den Betreff festzulegen. Im Beispiel-Betreff sehen Sie auch einen Platzhalter, der ihren Organisationsname einfügen würde. Mehr über Platzhalter erfahren Sie im nächsten Abschnitt. 


3. Elemente in der Email Vorlage anpassen: 

Klicken Sie auf die einzelnen Elemente des Templates und Sie können bspw. direkt den Text anklicken und direkt etwas neues schreiben. Gleichzeitig ergeben sich für jedes Element die Bearbeitungsmöglichkeiten auf der rechten Seite. Zu diesen gehören bspw. Anpassung von Schriftart und -größe, sowie das Einfügen von Bilder wie dem Logo oder Links. Sie können die Elemente per Drag und Drop einfach verschieben. 

Sobald Sie ein Element angeklickt haben, können Sie dieses auch wieder löschen.

 

4. Neue Elemente hinzufügen: 

Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit folgende Elemente hinzuzufügen: 

  • Weitere Textelemente
  • Bild 
  • Buttons
  • Divider: Das ist eine Trennlinie 
  • Abstandshalter
  • Wrapper: Das ist eine Gruppe, die Sie erstellen können, welcher Sie weitere Elemente hinzufügen können 
  • Google Wallet (online sowie offline)
  • Layout Spalten: Zum Beispiel ein Layout mit 2 Spalten.


5. Vorschau anschauen: 

In der Mitte, wenn Sie auf das "Desktop" oder "Handy" Icon klicken, haben Sie die Möglichkeit die Vorschau der Desktop und Mobilversion anzuschauen.


6. Test-Email versenden: 

Klicken Sie auf den Button Test-Email versenden und geben Sie eine Email Ihrer Wahl ein. Testen Sie aus, wie die Email in "live" aussieht und überprüfen Sie nochmal alles. 


7. Speichern: 

Vergessen Sie nicht die neue Mail zu speichern! 


_____________________________________________________________________________________________________


Platzhalter


Sie können nachfolgende Platzhalter in den Email Templates verwenden, welche entsprechen ersetzt werden. Diese finden sie auch direkt in dem E-Mail Template Editor in der Bearbeitungszeile.



Einladungsemails an Mitarbeitende: 

$firstName$ -> Vorname des Nutzers
$lastName$  -> Nachname des Nutzers
$company$ -> Firmename des Nutzers

$Set_Password_URL$ -> URL, um das Passwort zu setzen

$Main_Account_Email$ -> Email des Main Accounts

$LOGIN_URL$ -> URL, um zum Login zu gelangen


Kontaktformular - E-Mail an Kontakt: 

$NAME$ -> Vor und Nachname des Lemontaps Nutzers
$VCARD_LINK$ -> URL, welche automatisch die .vcard (Kontaktdatei) herunterlädt
$ACCOUNT_PUBLIC_URL$ -> URL, welche das Lemontaps Profil öffnet
$PROFILE_PIC_URL$ -> Profilbild des Nutzers

$COMPANY$ -> Name des Unternehmens

$POSITION$ -> Position des Lemontaps Nutzers

$EMAIL$ -> Email des Lemontaps Nutzers

$PHONE_MOBILE$ -> Mobile Telefonnummer des Lemontaps Nutzers

$PHONE_WORK$ -> Geschäftliche Telefonnummer des Lemontaps Nutzers

$ADRESS$ -> Adresse des Lemontaps Nutzers

$ADRESS_LINE_1$ -> Adresszeile 1 des Lemontaps Nutzers

$ADRESS_LINE_2$ -> Adresszeile 2 des Lemontaps Nutzers

$CITY$ -> Stadt des Lemontaps Nutzers

$POSTCODE$ -> Postleitzahl des Lemontaps Nutzers

$COUNTRY$ -> Land des Lemontaps Nutzers

$CONTACT_FIRST_NAME$ -> Vorname des neuen Kontakts 

$CONTACT_LAST_NAME$ -> Nachname des neuen Kontakts 


Kontaktformular - Interne Benachrichtigung:

$RECEIVER_NAME$ -> Vor und Nachname des Lemontaps Nutzers
$LEAD_URL$ -> URL, welche zu zur Kontaktseite des neuen Kontakts führt
$LEAD_NAME$ ->Vor und Nachname des neuen Kontakts
$LEAD_EMAIL$  -> Email des neuen Kontakts 



Betreffzeile: 

$ORGANIZATION_NAME$  -> Der Organisationsname den Sie unter "Teams-Einstellung" -> "Organisation" eingegeben haben

$COMPANY_NAME$ -> Der Firmennamen, der im jeweiligen Lemontaps Profil hinterlegt ist


Auf der linken Seite erscheint die Betreffzeile, die sie je nach Bedarf abändern können.



Fragen und Antworten


1) Was ist zu beachten, wenn mein Unternehmen Single Sign-On (SSO) nutzt?


SSO-Nutzer sollten den Login-Link verwenden, anstelle des standardmäßigen Zugangslinks. 


Ein Beispieltext könnte lauten: 

"Über folgende URL kannst du auf dein Visitenkartenprofil zugreifen: lemontaps.com/login (oder ihre Firmendomain bspw. vcard.ihrefirma.com/login).Gebe deine Firmen-Zugangsdaten ein, da der Login per SSO funktioniert. (Bitte keinen Linkedin, Microsoft oder Google Login verwenden oder anklicken)."



2) Wie hängt man Wallets an und wo erscheinen diese?


Um Wallets anzuhängen, bieten wir zwei Möglichkeiten an. 


Google Wallets als Button: 

In der Einladungsemail können QR-Codes sowohl für Online- als auch für Offline-Verwendung eingefügt werden.

Hierzu wählen Sie auf der linken Seite das entsprechende Element und ziehen es in das Textfeld. 

Die Online-Version aktualisiert sich automatisch bei jeder Änderung und öffnet das komplette digitale Profil. Der Offline-QR-Code benötigt keine Internetverbindung, da er sich nicht automatisch aktualisiert. Er führt direkt zur .vcf Kontaktdatei. Wir empfehlen, beide Optionen in der E-Mail bereitzustellen.


Apple Wallets:

Sie können ebenso eine Apple Wallet, wie im Screenshot gezeigt, anhängen. Diese erscheinen dann im Anhang, sind jedoch in der Vorschau nicht ersichtlich. Sollten alle Mitarbeiter im Unternehmen nur Iphones besitzen, tendieren Kunden dazu nur Apple Wallets anzuhängen. 



3) Wie kann ich Fonts (Schriften) hochladen und importieren? 


Um eigene Schriftarten hochzuladen gehen Sie auf "Eigene Schrift erstellen", benennen Sie die Schrift und fügen Sie die URL hinzu. Bei Google oder Adobe Fonts einfach die URL der entsprechenden Schrift kopieren und hier einfügen.


Über Google Fonts https://fonts.google.com/ wählen Sie die gewünschte Schrift aus und kopieren unten links die URL.


Über Adobe Fonts: Hierbei handelt es sich um einen kostenpflichtigen Service.



4) Warum erscheint das Lemontaps Branding in meiner E-Mail-Signatur, und wie kann ich es entfernen?

Lemontaps Branding in der Vollversion des Email Editors: 

  • Das Lemontaps Branding erscheint im Footer, da E-Mails über die Lemontaps-E-Mail-Adresse versendet werden (unabhängig vom Plan).


Lemontaps Branding in der Light Version des Email Editors:

  • In der Light Version (ohne das kostenpflichtige Add-on) zeigt der Email Editor das Lemontaps Branding am Anfang und am Ende der E-Mail in der Vorschau an.


5) Welche Einschränkungen habe ich in der Light Version: 

  • Nur Textbearbeitung ist möglich
  • Keine Hinzufügung von Fotos 
  • Keine Anpassung des Designs


Anbei eine kurze Vorschau


--> kostenpflichtiges Email Editor Addon, kann angefragt werden bei support@lemontaps.com



6) Ich möchte, dass bestimmte Mails nicht versendet werden können. Was kann ich tun?


Sie können E-Mail-Templates aktivieren und deaktivieren, wenn diese nicht gebraucht werden oder nicht benutzt werden sollen. Dazu gibt es den in den Template-Einstellungen den Unterpunkt "1. E-Mails aktivieren/deaktivieren". 


7) Wie kann ich E-Mail Templates duplizieren? 

In der unteren Leiste befinden sich 2 Buttons "kopieren" und "einfügen". Gehen Sie auf ein Template und klicken Sie den "kopieren" Button. Wählen Sie nun ein neues Template aus und klicken Sie auf "einfügen" und dort das Template hinein zu kopieren. 




War dieser Artikel hilfreich?

Das ist großartig!

Vielen Dank für das Feedback

Leider konnten wir nicht helfen

Vielen Dank für das Feedback

Wie können wir diesen Artikel verbessern?

Wählen Sie wenigstens einen der Gründe aus
CAPTCHA-Verifikation ist erforderlich.

Feedback gesendet

Wir wissen Ihre Bemühungen zu schätzen und werden versuchen, den Artikel zu korrigieren