Microsoft Outlook Integration

 INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Vorraussetzungen
• 2. Überblick über die Integration
• 3. Verknüpfung von Lemontaps mit Microsoft Outlook 
• 4. Einstellungen in Lemontaps 
• 5. FAQs

1. Vorraussetzungen

Hinweis: Stelle sicher, dass du über einen Administrator-Account verfügst, um die Integration von Lemontaps mit Outlook einrichten zu können. Für die Einrichtung benötigst du Zugriff zu Microsoft Outlook und die Möglichkeit, App-Registrierungen vorzunehmen. Außerdem musst du Administrator-Rechte besitzen, um die Verknüpfung in Lemontaps einzurichten.

2. Überblick über die Integration

Mit der Microsoft Outlook Integration können entweder nur Administratoren oder auch die Endnutzer die mit Lemontaps erfassten Kontakte zu Outlook als Kontakte entweder automatisch oder manuell pushen. Dies funktioniert sowohl für die mobile Version als auch für die Desktop Version.

User Journey: 

• Fall 1 - Manueller Push: Wenn man den "manuellen Push" eingestellt hat, wählt man sowohl in der Kontaktübersicht der Admins als auch in der Endnutzer Kontaktübersicht  durch die Checkboxen die zu exportierenden Kontakte aus und klickt dann auf Microsoft Outlook. Der Export wird dann gestartet.
• Fall 2 - Automatischer Push: Hat man in den Einstellungen den "automatischen Push" ausgewählt, wird der Push zu Microsoft Outlook bei jedem neuen Kontakt automatisch gestartet. Bisherige Kontakte werden nicht automatisch gepusht. Falls du die bisher aufgenommen Kontakte auch in Outlook haben möchtest, müsstest du diese einmalig pushen.

• Status des Exports: In der Kontakttabelle sieht man in der "Export" Spalte den Status. Wenn man auf das Symbol klickt, sieht man weitere Informationen, bspw. wann der Export stattgefunden hat. Falls hinter dem Outlook Symbol ein Ausrufezeichen steht, sieht man dass der Export fehlgeschlagen ist. Falls man manuell die Kontakte pusht, bekommt man außerdem immer eine Email bei wie vielen Kontakten der Export funktioniert/fehlgeschlagen hat. 
• Bitte beachte, dass der Owner im Outlook existiert, ansonsten ist ein Export nicht möglich.
  

Folgende Attribute werden dabei übertragen: 

Duplikate:

Wenn es bereits einen Kontakt in Outlook gibt mit der gleichen Email Adresse wie der Kontakt der von Lemontaps nach Outlook gepusht werden soll, dann funktioniert der Export nicht, da Duplikate verhindert werden. In diesem Fall wird der Grund in der Export Spalte mit angezeigt. Bei einem manuellen Push erhält man außerdem eine Email, ob es Duplikate beim Export gab. 

3. Verknüpfung von Lemontaps mit Microsoft Outlook 

• Navigiere zu der CRM Integration Seite. 

• Klicke auf Microsoft Outlook.

Schritt 1: Zugriff auf das Azure-Portal

1. Öffne die Website portal.azure.com.
2. Melde dich mit deinem Administrator-Konto an.
3. Navigiere zu Microsoft Entra ID verwalten.

Schritt 2: Neue App-Registrierung erstellen

• Klicke unter dem Reiter "Verwalten" auf App Registrierungen und wähle oben links Neue Registrierung aus. 

1. Gib der Anwendung einen internen Namen (dieser hat keine Auswirkungen auf Nutzer).
2. Wähle unter Unterstützte Kontotypen die Option:
   • Nur Konten in diesem Organisationsverzeichnis (nur "XY Unternehmen" – einzelner Mandant).
3. Wähle unter Umleitungs-URL (optional) den Typ Web aus.
4. Trage die spezifische Umleitungs-URL "https://crm-cb.lemontaps.com/vault/callback" von Lemontaps ein.        
5. Klicke auf Registrieren.

Schritt 3: IDs und Secrets hinzufügen

1. Navigiere nun zur Übersicht.
2. Kopiere die Anwendungs-ID (Client-ID) aus dem Portal und füge diese im Lemontaps-Feld Client ID ein.
3. Kopiere die Verzeichnis (Typo Mandat) ID und füge diese im Lemontaps-Feld Tenant ID ein.

    3. Gehe zu Zertifikate und Geheimnisse:

• Klicke auf Neuer geheimer Clientschlüssel.

• Gib einen Namen ein und speichere.

• Kopiere den Wert (Value) (nicht die ID!) und füge diesen im Lemontaps-Feld Client Secret ein.

Schritt 4: Berechtigungen hinzufügen

1. Gehe zu API Berechtigungen und wähle Berechtigung hinzufügen.

        2. Wähle Microsoft Graph und dann Anwendungsberechtigungen.

        3. Füge folgende Berechtigungen hinzu:

• User.Read.All: Für das Auslesen von Nutzerprofilen und die Zuordnung der Kontakte zu den Nutzern.
• Contacts.ReadWrite: Für das Erstellen und Bearbeiten von Kontakten.

        4. Speichere die Änderungen.

        5. Klicke auf Administratorzustimmung für "Lemon Innovation & Technology GmbH" erteilen.

        6. Stelle sicher, dass ein grüner Haken bei den Berechtigungen erscheint.

Schritt 5: Autorisierung

1. Kehre zur Lemontaps-Integrationsseite zurück.
2. Trage die Client-ID, Tenant-ID und das Client Secret in die entsprechenden Felder ein und klicke auf Speichern.
3. Autorisiere die Verbindung:
   • Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an.
   • Bestätige die erforderlichen Berechtigungen im angezeigten Dialog.

• Voilá Microsoft Outlook ist nun verbunden. Du kannst das Popup nun schließen.

4. Einstellungen in Lemontaps 

Folgende Einstellungsmöglichkeiten hast du in Lemontaps:

• Automatischer oder Manueller Export zu Microsoft Outlook
• Sollen Kontakte als Kontakte in Microsoft Outlook angelegt werden? 
• Rechte: Dürfen Einzelnutzer Kontakte auch zu Microsoft Outlook übertragen oder nur Admins? 

Auf der CRM-Seite kannst du die erste 2 Punkte einstellen und hier die Bearbeitungsrechte.

-> Bitte beachte, dass bei Outlook Kontakte immer als Kontakte angelegt werden, da es bei Outlook keine Leads gibt.

5. FAQs

Mein Export ist fehlgeschlagen, was können Gründe hierfür sein?

1) Fehlende Informationen im Kontakt in Lemontaps: 

• Bei Kontakten muss mindestens 1 Name angegeben sein in dem Lemontaps Kontakt, also entweder Vor- oder Nachname, ansonsten gibt es Probleme beim Export

2) Duplikat:

• Die Email Adresse des Kontaktes in Lemontaps existiert bereits in Microsoft Outlook bei einem Kontakt. 

3) Aktualisierung: 

• Bei automatischer Synchronisation ist es manchmal erforderlich, die Seite zu aktualisieren, um das entsprechende Icon zu sehen, wenn bspw. ein neuer Kontakt erstellt wurde.
• Aktualisierungen von Kontakten in Lemontaps werden nicht automatisch im CRM aktualisiert.

4) Schritt im Setup vergessen: 

• Falls ein Schritt im Setup vergessen wurde, wie z.B. die Administratorzustimmung (siehe Schritt 4.5) nicht erteilt wurde, funktioniert die Integration nicht. Kehre zurück und hole dies nach. Wenn Berechtigungen erst nach dem Setup angepasst wurden, muss die Autorisierung in Lemontaps erneut durchgeführt werden. Klicke hierfür auf "erneut autorisieren".

5) Andere Gründe: 

• Es kann sein, dass es trotzdem nicht klappt. Versuche den Kontakt nochmals zu exportieren. Falls es immer noch nicht klappt kontaktiere bitte [email protected].