Nutzer erstellen und einladen

In diesem Artikel erfährst du, wie du Nutzer und digitale Visitenkarten-Profile in der Lemontaps Management Plattform erstellst und wie du deine Mitarbeitenden zu ihren Accounts einlädst.

Übersicht

1. Nutzer anlegen:

a) Nutzer manuell erstellen

b) Mehrere Nutzer per Excel-Datei importieren

c) Nutzer über ein HR- oder Identity-System synchronisieren

d) Nutzer sich selbst registrieren lassen

2. Nutzer einladen

1. Nutzer anlegen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Nutzer und Profilinformationen in Lemontaps anzulegen, die im Folgenden beschrieben werden.
Wenn bestimmte Informationen auf allen Profilen oder nur bei ausgewählten Nutzergruppen identisch sein sollen (z. B. Adressen), empfehlen wir, im Vorfeld Standardwerte zu hinterlegen. Weitere Informationen findest du hier.

a) Nutzer manuell erstellen

Einzelne Nutzer manuell erstellen

Öffne in der Management Plattform den Bereich Nutzerprofile.
Klicke rechts oben auf "Nutzer hinzufügen".
Trage Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein. Wähle die Account-Sprache, Rolle und optional, ob der Nutzer einer Unit zugeordnet werden soll (Mehr Infos zu Units hier).
Optional kannst du festlegen, ob die Einladung direkt versendet werden soll.
Klicke auf Speichern.

Der Nutzer erscheint anschließend in der Nutzerliste.

b) Nutzer per Excel-Datei importieren

Statt Nutzer einzeln anzulegen, kannst du den Excel-Importer verwenden. Dabei lädst du eine Excel-Datei hoch, über die Nutzer und zugehörige Profilinformationen automatisch erstellt werden.
Weitere Informationen findest du im Artikel "Nutzer & Profile per Excel Import erstellen".

„Nutzer per Excel-Datei anlegen“.

c) Nutzer über ein HR- oder Identity-System synchronisieren

Du kannst Nutzer automatisch über eine Schnittstelle verwalten, z. B. über SCIM oder Microsoft Entra ID.
Nutzer und Nutzerinformationen werden dabei automatisch angelegt und anschließend Änderungen synchronisiert. Änderungen im Quellsystem werden automatisch in Lemontaps übernommen.

Weitere Informationen findest du im Artikel „SCIM User Provisioning einrichten“.

d) Nutzer sich selbst registrieren lassen

Nutzer können sich auch eigenständig mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse registrieren, ohne zuvor manuell angelegt zu werden. Damit diese Nutzer automatisch deiner Organisation zugeordnet werden, stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Single Sign-On (SSO) aktivieren

Nutzer melden sich mit ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten an und werden direkt dem Team zugeordnet.
Account Claiming aktivieren

Durch die Verifizierung eurer E-Mail-Domain werden selbst registrierte Nutzer mit dieser Domain automatisch eurem Team hinzugefügt.

Weitere Informationen findest du hier:
→ Single Sign-On SSO einrichten
→ Account Claiming

2. Nutzer einladen oder erneut einladen

Wähle einen oder mehrere Nutzer in der Nutzerliste über die Checkboxen aus
Klicke auf Einladung(en) versenden.
Die Einladungs-E-Mail wird an die ausgewählten Nutzer verschickt. In der E-Mail befindet sich ein Link zum Setzen eines Passworts, über den sich die Nutzer anmelden können. Der Link ist 7 Tage gültig. Ist Single Sign-On (SSO) aktiviert, sollte in der Einladungs-E-Mail zusätzlich der entsprechende Login-Link enthalten sein.

Du kannst Einladungen jederzeit erneut senden, solange diese noch nicht aktiv sind. Einladungen können nicht zurückgezogen werden.

Weitere Informationen findest du hier:

→ Nutzerstatus verstehen

→ Einladungsemail anpassen

→ Eingeladener Nutzer erhält keine Einladungsemail