Kontaktformulare sind ein wesentlicher Bestandteil zur Erfassung und Speicherung von Kundendaten. Mit dem neuen Feature können Sie sowohl externe als auch interne Kontaktformulare flexibel anpassen, ebenso individuell für jede Unit. 

Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das interne und externe Kontaktformular bearbeiten, sowie Unit-basierte Formular erstellen können.

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Internes Kontaktformular
  • Neue Felder erstellen
  • Pflichtfelder und Einschränkungen
  • Feld für Visitenkartenscanner
  • DSGVO-Hinweis nicht anzeigen lassen
  • Datenverwaltung
  • 2. Externes Kontaktformular
    • Felder hinzufügen
    • Live-Preview und Testmöglichkeiten
• 3. Unit-basiertes Formular erstellen
  • 1. Schritte zur Erstellung
  • 2. Nutzung des Unit-basierten Formulars
  • 3. Datenverwaltung und Einschränkungen

Externe Kontaktformular = Kontaktformular auf dem digitalen Visitenkartenprofil, um Kontakte aufzunehmen

Interne Kontaktformular = Formular, welches angezeigt wird, wenn man auf einen Kontakt in Lemontaps klickt und welches beim Visitenkartenscanner und beim manuellen Anlegen eines Kontaktes erscheint

1. Internes Kontaktformular

Das interne Kontaktformular ist die Grundlage für alle Anpassungen, die Sie vornehmen. Hier speichern Sie die Daten und konfigurieren neue Felder, die dann im externen Formular sichtbar sind. Sie können ganz einfach Felder per Drag-and-Drop von der "Nicht anzeigen Spalte"in die "Anzeigen Spalte" ziehen.

Neue Felder erstellen

Im internen Formular können Sie neue Felder wie Textfelder, Text-Areas (für längere Texte), Dropdown-Menüs, Checkboxes und Radio-Buttons erstellen. Diese benutzerdefinierten Felder (Custom Fields) sind flexibel anpassbar und werden im Formular als "benutzerdefiniert" gekennzeichnet. 

Hinweis: Benutzerdefinierte Felder werden derzeit nur im internen Kontaktformular angezeigt, nicht jedoch in der Standardansicht der Kontaktübersicht.

Pflichtfelder und Einschränkungen

Bestimmte Felder, wie zum Beispiel das Profilbild, sind vorgegeben und können weder gelöscht noch bearbeitet werden oder nur bearbeitet werden (z.B. Notizen). Sie können die Felder in den Sprachen übersetzen, die sie im Übersetzungsfeature unter unterstützten Sprachen eingestellt haben. 

Feld für Visitenkartenscanner

Solche Felder, die als "Scannbar" markiert sind, sind die Felder, die der Visitenkartenscanner erkennen kann. Diese Felder können bearbeitet werden, aber nicht gelöscht (z.B. Vorname, Nachname, Position...).

DSGVO-Hinweis nicht anzeigen lassen

Sie können den Hinweis deaktivieren, sodass er beim Scannen von Visitenkarten oder beim Ausfüllen des Formulars nicht mehr angezeigt wird. Dies vereinfacht den Ablauf in speziellen Fällen, wo der DSGVO-Hinweis nicht erforderlich ist.

(DSGVO Feld bei "nicht anzeigen")

Datenverwaltung

Alle im internen Formular erstellten Felder werden mit den entsprechenden Daten verknüpft und gespeichert. Falls Sie ein Feld löschen, werden auch alle damit verbundenen Daten unwiderruflich gelöscht. Wenn Sie ein Feld lediglich ausblenden, bleiben die Daten im Hintergrund gespeichert und können wieder angezeigt werden, falls das Feld erneut eingeblendet wird.

2. Externes Kontaktformular

Das externe Kontaktformular ist das, was Ihre Kunden oder Nutzer sehen und ausfüllen. Hier können Felder aus dem internen Formular übernommen und angezeigt werden. 

Felder hinzufügen

Alle Felder, die Sie im internen Formular angelegt haben, können per Drag-and-Drop in das externe Formular übertragen werden. Wichtig ist, dass Felder nur dann im externen Formular erscheinen können, wenn sie zuvor im internen Formular erstellt wurden. Hier können Sie zudem wählen, ob das Feld ein Pflichtfeld sein soll.

Live-Preview und Testmöglichkeiten

Bevor Sie die Änderungen veröffentlichen, haben Sie die Möglichkeit, das Formular (intern und extern) in einer Live-Preview zu betrachten. Hier sehen Sie in Echtzeit, wie das Formular für den Nutzer aussehen wird. 

Das neue Kontaktformular-Feature bietet flexible Möglichkeiten, sowohl interne als auch externe Formulare individuell anzupassen. Mit der klaren Trennung von internen und externen Formularen sowie der Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, können Sie den Erfassungsprozess für Kundendaten optimal anpassen.

3. Unit-basiertes Formular erstellen

Mit einem Unit-basierten Formular können Sie gezielt spezifische Informationen für einzelne Units erfassen. Dies ist besonders nützlich bei Events wie Messen, bei denen Sie Messeteilnehmer in einer eigenen Unit zusammenfassen. So lassen sich spezifische Kontaktformulare anpassen, die genau auf die jeweilige Zielgruppe und Veranstaltung zugeschnitten sind.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie ein unit-basiertes Formular erstellen, nutzen und verwalten.

1. Schritte zur Erstellung

Unit auswählen

• Navigiere zum Kontaktformular.
• Wähle die gewünschte Unit (z. B. „Test Unit“).

Eigenes Formular erstellen

• Erstelle ein neues Formular oder passe ein bestehendes Formular für die Unit an.
• Definiere, welche Felder enthalten sein sollen.
• Speichere das Formular.

Unterschiede zum globalen Formular

• Das Formular für eine Unit kann sich in Struktur und Feldern vom globalen Formular unterscheiden.
• Kontakte, die innerhalb einer bestimmten Unit aufgenommen werden, sehen nur das spezifische Formular dieser Unit.

Beispiel:
Wenn das Standard-Kontaktformular 10 Felder enthält, das Unit-Formular für „Test Unit“ aber nur 5, dann sehen Nutzer innerhalb dieser Unit nur die 5 relevanten Felder.

2. Nutzung des Unit-basierten Formulars

Kontaktaufnahme mit Unit-spezifischem Formular

• Befindet sich ein Nutzer in der Unit „Test Unit“, dann wird das speziell erstellte Formular angezeigt.
• Verlässt der Nutzer die Unit, wird stattdessen das globale Formular verwendet.

Beispiel:

• XY befindet sich in der Unit „Test Unit“.
• Sie öffnet das Kontaktformular → Sieht das gekürzte Formular.
• Sie wechselt zu einer anderen Unit oder verlässt die Messe → Das Standardformular erscheint wieder.

Änderungen an Formularen

• Änderungen an einem Formular betreffen nur neu erstellte Kontakte.
• Bereits bestehende Kontakte behalten die alten Formular-Daten.

Beispiel:

• Ein Feld „Qualifizierter Lead“ wird aus dem Formular entfernt.
• Neue Kontakte enthalten dieses Feld nicht mehr.
• Ältere Kontakte, die dieses Feld vorher hatten, behalten es weiterhin.

3. Datenverwaltung und Einschränkungen

Admin-Ansicht

• In der Admin-Ansicht kann überprüft werden, welche Unit einen bestimmten Kontakt aufgenommen hat.

Einschränkungen

Keine Custom-Fields in der Attribut-Auswahl

Attribut-Auswahl = bezieht sich auf die Möglichkeit, bestimmte Datenfelder (Attribute) auszuwählen, die in einer Übersicht oder Filterfunktion verwendet werden können.

• In der Attribut-Auswahl werden nur die Lemontaps-Standardfelder angezeigt.
• Benutzerdefinierte Felder (Custom-Fields) erscheinen nicht.

Formularanzeige nach aktiver Unit

• Die Attribut-Anzeige bezieht sich nur auf die aktuell ausgewählte Unit.

Unit: Test Unit

Keine Unit: Globales Formular

Das Unit-basierte Kontaktformular in Lemontaps ist eine flexible Lösung, um individuell angepasste Formulare für verschiedene Einsatzbereiche zu nutzen. Durch die Trennung von globalem und Unit-spezifischem Formular lassen sich relevantere Daten erfassen.