Wie erstelle und verwalte ich Event Units?

Hinweis: Die Verwaltung von Event Units ist ausschließlich für Administratoren verfügbar, die das Sales-Addon gebucht haben.

Mit Event Units können Sie Leads, Mitglieder, Formulare, Follow-up-E-Mails und Insights gezielt für einzelne Events verwalten. Dadurch lassen sich Messen, Konferenzen oder Kampagnen sauber voneinander trennen – inklusive eigener Prozesse und individueller Einstellungen.

1. Erstellung und Zuweisung von Event Units in Lemontaps:

Schritt 1: Units erstellen:

Navigieren Sie zu Kontakte -> Events.
Klicken Sie auf "Event hinzufügen", um ein neues Event anzulegen.
Daraufhin öffnet sich ein Popup zur Erstellung des Events.

Schritt 2: Event-Details hinzufügen:

Folgende Informationen können hinterlegt werden:

Event Name
Geschätzte Gesamtkosten
Startdatum + Uhrzeit
Enddatum + Uhrzeit
Lead Ziel

Klicken Sie auf "Event erstellen".

Event – Übersicht

Nach dem Erstellen werden Sie zur Event-Übersicht weitergeleitet. Dort finden Sie die zentrale Event-Übersicht mit zwei Tabs: "Aktiv & Bevorstehend - Abgeschlossen".

Der Status eines Events wird automatisch anhand von Start- und Enddatum bestimmt:

Status	Beschreibung
Bevorstehend	Startdatum liegt in der Zukunft
Aktiv	Startdatum ≤ heute ≤ Enddatum
Abgeschlossen	Enddatum liegt in der Vergangenheit

In der Event-Tabelle finden Sie folgende Informationen:

Event Name
Status
Datum (Start & Enddatum)
Mitgliederanzahl
Erfasste Leads
Lead-Ziel
Insights

Event Detailseite:

Klicken Sie links auf den Namen der Unit, um auf die Event Detailansicht zu gelangen.

In der Detailansicht können Sie:

Event bearbeiten
Mitglieder zuweisen und bearbeiten
erfasste Leads einsehen
Event Kontaktformular konfigurieren
Event Follow-up E-Mails konfigurieren
Event-Insights einsehen

Schritt 3: Mitglieder zu einem Event hinzufügen

Klicken Sie auf "Mitglieder zuweisen".
Es öffnet sich ein Popup.

Sie können:

einzelne Mitglieder auswählen
mehrere Mitglieder gleichzeitig auswählen
alle Mitglieder auswählen
Mitglieder in der Suchleiste suchen
Mitglieder nach Units filtern

Anschließend klicken Sie auf "Dem Event zuweisen".
Die ausgewählten Mitglieder werden dem Event hinzugefügt.

Mitglieder entfernen

Mitglieder können jederzeit wieder entfernt werden.
Nach dem Entfernen erscheinen sie automatisch wieder in der Liste der verfügbaren Mitglieder.

Wichtige Hinweise:

Ein Kontakt kann mehreren Events zugeordnet sein.
Bei mehreren aktiven Events gilt: alphabetisch erstes Event wird als Standard genutzt.
Nur sichtbare Mitglieder können ausgewählt werden.
Werden Mitglieder durch Suche oder Filter ausgeblendet, werden sie automatisch deselektiert.

2. Erfasste Leads eines Events

Leads anzeigen

Die Anzahl der Leads ist anklickbar. Klicken Sie hier auf "Erfasste Leads ansehen".

Beim Öffnen wird eine gefilterte Kontaktansicht angezeigt.
Dort werden ausschließlich Leads dieses Events angezeigt.
Im Kontaktbereich gibt es zudem die zusätzliche Spalte: "Event". Dort wird angezeigt über welches Event der Kontakt erfasst wurde.

Automatische Zuordnung

Wenn ein Benutzer:

einem aktiven Event zugewiesen ist
und einen neuen Kontakt erstellt

-> dann wird dieser Lead automatisch dem Event zugeordnet.

Wichtige Bedingung

Die automatische Zuordnung funktioniert nur bei:

aktiven Events

Nicht bei:

Bevorstehenden Events
Abgeschlossenen Events

Lead Goals und Fortschritt

Jedes Event kann ein Lead-Ziel besitzen.

Beispiel

Ziel	Erfasste Leads	Fortschritt
100	20	20%

Der Fortschritt wird automatisch berechnet und als Progress Bar dargestellt.

3. Event-spezifische Kontaktformulare

Jedes Event kann ein eigenes Kontaktformular besitzen. Dadurch können für verschiedene Events unterschiedliche Informationen erfasst werden.
Sie können sowohl ein internes sowie ein externes Formular erstellen.

Sobald ein Event-Formular eingerichtet wird:

überschreibt es das Standardformular
allerdings nur während des aktiven Event-Zeitraums
und nur für Mitglieder dieses Events
"Costum Felder" werden in den Event Insights dargestellt.

Wenn kein eigenes Event-Formular definiert wurde oder das Event-Formular gelöscht wird, wird automatisch das Standardformular des Benutzers verwendet!

-> Erfahren Sie mehr zum Internen und Externen Kontaktformular hier.

4. Event-spezifische Follow-up E-Mail

Jedes Event kann eine eigene Follow-up-E-Mail verwenden. Dadurch können für verschiedene Events unterschiedliche Follow-up-E-Mail erstellt werden.
Sie können zudem Follow-up-E-Mails in mehrere Sprachen einrichten.

Sobald eine Follow-up-E-Mail eingerichtet wird:

überschreibt es das Standardformular
allerdings nur während des aktiven Event-Zeitraums
und nur für Mitglieder dieses Events

Wenn keine eigene Follow-up-E-Mail eingerichtet wird oder die Follow-up-E-Mail gelöscht wird, wird automatisch das Standardformular des Benutzers verwendet!

-> Erfahren Sie mehr zur Einrichtung der Follow-up-E-Mail hier.

5. Event bearbeiten, duplizieren & löschen

Jedes Event kann verwaltet werden über die drei Punkte in der Eventübersicht:

Event duplizieren:

Wenn Sie auf "Duplizieren" klicken, wird ein neues Event mit vorausgefüllten Daten erstellt.

Dabei werden übernommen:

Eventdaten
Kontaktformulare
Follow-up-Einstellungen
Ziele

Wichtig: Der Eventname muss geändert werden, bevor gespeichert werden kann. Denn jeder Eventname darf nur einmal existieren.

Event löschen

Wenn Sie auf "Löschem" klicken, wird das Event gelöscht.

Gelöscht werden:	Nicht gelöscht werden:
Event-Einstellungen Event-Zuweisungen Event-Formulare Event-E-Mails	Kontakte Leads Kontaktdaten

-> Die Kontakte bleiben vollständig im Kontaktsystem erhalten.