Wie erstelle und verwalte ich Event Units? 

Schritt 1: Units erstellen:

• Navigiere zu Kontakte -> Events.
• Klicke auf "Event hinzufügen", um ein neues Event anzulegen.
  
  
• Daraufhin öffnet sich ein Popup zur Erstellung des Events.

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Schritt 2: Event-Details hinzufügen:

Folgende Informationen können hinterlegt werden:

• Event Name 
• Geschätzte Gesamtkosten 
• Startdatum + Uhrzeit
• Enddatum + Uhrzeit
• Lead-Ziel 

• Klicke auf "Event erstellen".

Event – Übersicht

• Nach dem Erstellen wirst du zur Event-Übersicht weitergeleitet. Dort findest du die zwei Tabs: "Aktiv & Bevorstehend - Abgeschlossen".

Der Status eines Events wird automatisch anhand von Start- und Enddatum bestimmt:

 

Event Detailseite: 

Klicke links auf den Namen der Unit, um auf die Event Detailansicht zu gelangen.

In der Detailansicht kannst du:

• Event bearbeiten
• Mitglieder zuweisen und bearbeiten 
• erfasste Leads einsehen
• Event Kontaktformular konfigurieren
• Event Follow-up E-Mails konfigurieren
• Event-Insights einsehen

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Schritt 3: Mitglieder zu einem Event hinzufügen

• Klicke auf "Mitglieder zuweisen".

• Es öffnet sich ein Popup.
  

Du kannst:

• einzelne Mitglieder auswählen
• mehrere Mitglieder gleichzeitig auswählen
• alle Mitglieder auswählen
• Mitglieder in der Suchleiste suchen
• Mitglieder nach Units filtern

• Anschließend klicke auf "Dem Event zuweisen".

• Die ausgewählten Mitglieder werden dem Event hinzugefügt.

 

Mitglieder entfernen

• Mitglieder können jederzeit wieder entfernt werden.

• Nach dem Entfernen erscheinen sie automatisch wieder in der Liste der verfügbaren Mitglieder.

Wichtige Hinweise:

• Ein Kontakt kann mehreren Events zugeordnet sein.
• Bei mehreren aktiven Events gilt: alphabetisch erstes Event wird als Standard genutzt.
  

• Nur sichtbare Mitglieder können ausgewählt werden.

• Werden Mitglieder durch Suche oder Filter ausgeblendet, werden sie automatisch deselektiert.

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2. Erfasste Leads eines Events

Leads anzeigen

• Die Anzahl der Leads ist anklickbar. Klicke hier auf "Erfasste Leads ansehen".

• Beim Öffnen wird eine gefilterte Kontaktansicht angezeigt.

• Dort werden ausschließlich Leads dieses Events angezeigt.

• Im Kontaktbereich gibt es zudem die zusätzliche Spalte: "Event". Dort wird angezeigt über welches Event der Kontakt erfasst wurde.

  

Automatische Zuordnung

Wenn ein Benutzer:

• einem aktiven Event zugewiesen ist
• und einen neuen Kontakt erstellt

-> dann wird dieser Lead automatisch dem Event zugeordnet.

Wichtige Bedingung

Die automatische Zuordnung funktioniert nur bei:

• aktiven Events

Nicht bei:

• Bevorstehenden Events
• Abgeschlossenen Events

 

Lead Goals und Fortschritt

Jedes Event kann ein Lead-Ziel besitzen.

Beispiel

• Der Fortschritt wird automatisch berechnet und als Progress Bar dargestellt.

 

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3. Event-spezifische Kontaktformulare

• Jedes Event kann ein eigenes Kontaktformular besitzen. Dadurch können für verschiedene Events unterschiedliche Informationen erfasst werden.

• Du kannst sowohl ein internes sowie ein externes Formular erstellen. 
  
  

 

Sobald ein Event-Formular eingerichtet wird:

• überschreibt es das Standardformular
• allerdings nur während des aktiven Event-Zeitraums
• und nur für Mitglieder dieses Events
• "Custom Felder" werden in den Event Insights dargestellt
  
  

Wenn kein eigenes Event-Formular definiert wurde oder das Event-Formular gelöscht wird, wird automatisch das Standardformular des Benutzers verwendet!

-> Erfahre mehr zum Internen und Externen Kontaktformular hier.

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4. Event-spezifische Follow-up E-Mail

• Jedes Event kann eine eigene Follow-up-E-Mail verwenden. Dadurch können für verschiedene Events unterschiedliche Follow-up-E-Mail erstellt werden.

• Du kannst zudem Follow-up-E-Mails in mehreren Sprachen einrichten.

  

Sobald eine Follow-up-E-Mail eingerichtet wird:

• überschreibt es das Standardformular
• allerdings nur während des aktiven Event-Zeitraums
• und nur für Mitglieder dieses Events
  
  

Wenn keine eigene Follow-up-E-Mail eingerichtet wird oder die Follow-up-E-Mail gelöscht wird, wird automatisch das Standardformular des Benutzers verwendet!

-> Erfahre mehr zur Einrichtung der Follow-up-E-Mail hier.

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5. Event bearbeiten, duplizieren & löschen

Jedes Event kann über die drei Punkte in der Eventübersicht verwaltet werden: 

Event duplizieren:

Wenn du auf "Duplizieren" klickst, wird ein neues Event mit vorausgefüllten Daten erstellt.

Dabei werden übernommen:

• Eventdaten
• Kontaktformulare
• Follow-up-Einstellungen
• Ziele

Wichtig: Der Eventname muss geändert werden, bevor gespeichert werden kann. Denn jeder Eventname darf nur einmal existieren.

 

Event löschen

Wenn du auf "Löschen" klickst, wird das Event gelöscht.

-> Die Kontakte bleiben vollständig im Kontaktsystem erhalten.

 

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6. Event-Insights

Der Bereich „Event-Insights“ bietet dir eine detaillierte Übersicht über die Performance deines Events, die Lead-Generierung sowie die Interaktionen der Teilnehmer. Alle Analysen werden automatisch auf Basis der Event-Daten und der Aktivitäten der zugewiesenen Teammitglieder erstellt.

• Um die Event Insights einzusehen, klicke hier auf "Event Insights anzeigen".
  
  

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Gesamtleistung des Events

Im oberen Bereich der Insights findest du die wichtigsten Kennzahlen deines Events:

• Generierte Pipeline
• Event-Kosten
• Teammitglieder
• Leads gesamt
• Fortschritt des Lead-Ziels

 

Diese Kennzahlen geben dir einen schnellen Überblick über die Gesamtperformance des Events.

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Generierte Pipeline

Im Bereich „Generierte Pipeline“ kannst du den geschätzten Umsatzwert der gesammelten Leads erfassen.

Du kannst zwischen zwei Berechnungsmethoden wählen:

• Automatisch berechnen
• Wert manuell eingeben

Zusätzlich kannst du einen durchschnittlichen Vertragswert definieren.

Automatische Berechnung:

Bei der automatischen Berechnung wird die Pipeline anhand folgender Werte berechnet:

• Durchschnittlicher Vertragswert
• Anzahl der gesammelten Leads

Beispiel:

Durchschnittlicher Vertragswert × Leads gesamt = Generierte Pipeline

• Wenn ein neues Event noch keine Leads enthält, wird zunächst kein Wert angezeigt beziehungsweise der Hinweis „Info hinzufügen“ dargestellt.

• Da in diesem Fall noch keine Leads vorhanden sind, ergibt die automatische Berechnung den Wert 0.

Manuelle Berechnung:

Alternativ kannst du den Pipeline-Wert auch manuell eingeben.

Dies ist sinnvoll, wenn:

• Umsatzwerte extern verwaltet werden
• geschätzte Umsätze manuell angepasst werden sollen
• noch keine automatischen Berechnungswerte vorhanden sind

Sobald der manuelle Modus aktiviert wird, wird der eingegebene Wert direkt für die Event-Insights verwendet.

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Visitenkarten-Insights

Die Visitenkarten-Insights zeigen dir, wie oft digitale Visitenkarten während des Events genutzt und angesehen wurden.

Folgende Kennzahlen werden dargestellt:

• Profilaufrufe
• Link-Klicks
• Datei-Klicks
• Gespeicherte vCards

Diese Daten helfen dir dabei, die Interaktion und Reichweite deines Teams während des Events besser zu bewerten.

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Lead-Quellen

Im Bereich „Lead-Quellen“ wird angezeigt, über welche Kanäle Leads erfasst wurden.

Folgende Lead-Quellen stehen zur Verfügung:

• Visitenkarte
  • Leads, die über das Scannen von Visitenkarten erstellt wurden.
• Badge-Scan
  • Leads, die durch das Scannen von Teilnehmer-Badges erfasst wurden.
• Lead-Capture-Formular
  • Leads, die über interne oder externe Lead-Capture-Formulare erstellt wurden.
• QR-Code-Scan
  • Leads, die über öffentliche QR-Code-Formulare erfasst wurden.
• Manuell
  • manuell erstellte Kontakte
  • Kontakte aus der Kontaktverwaltung
  • CRM-Importe

Die prozentuale Verteilung wird automatisch anhand aller gesammelten Leads berechnet.

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Leads pro Tag

Im Bereich „Leads pro Tag“ wird angezeigt, wie viele Leads an den jeweiligen Event-Tagen erfasst wurden.

 

Dadurch kannst du erkennen, an welchen Tagen besonders viele Leads generiert wurden.

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Leads nach Stunde und Tag

Die Ansicht „Leads nach Stunde und Tag“ zeigt eine detaillierte Heatmap der Lead-Aktivitäten während des Events.

Dabei wird dargestellt:

• an welchem Tag die meisten Leads erfasst wurden
• zu welchen Uhrzeiten die höchste Aktivität stattfand
• wann die stärksten Event-Phasen waren

Die Übersicht wird stundenweise über den gesamten Tagesverlauf dargestellt und hilft dir dabei, Stoßzeiten und besonders erfolgreiche Event-Zeiträume zu analysieren.

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Custom-Field-Insights

• Custom Fields aus dem internen Kontaktformular werden automatisch in den Event-Insights übernommen und ausgewertet.

• Alle eingereichten Antworten werden gesammelt und innerhalb der Analytics dargestellt.

• Dadurch kannst du Teilnehmerinteressen, Qualifizierungsdaten und eventbezogene Informationen besser analysieren.

Beispielhafte Custom Fields:

Dadurch kannst du nachvollziehen, welche Produkte, Dienstleistungen oder Themen während des Events das größte Interesse erzeugt haben.

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