Signatur anlegen & Regeln konfigurieren

Voraussetzungen: Administrator · E-Mail-Signatur Addon

Neue Signatur anlegen

1. Navigiere zu E-Mail-Signatur in den Team-Einstellungen.
2. Klicke auf Signatur erstellen.
3. Benenne die Signatur
4. Lege fest, wer diese Signatur verwenden soll:
   • Alle Absender – die Signatur gilt für alle Nutzer im Team.
   • Bestimmte Absender – wähle gezielt Units aus, die die Signatur erhalten oder ausgeschlossen werden sollen.
5. Lege fest, bei welchen Empfängern die Signatur angezeigt werden soll – Alle, Nur intern, Nur extern oder Nur spezielle E-Mail-Adressen. Mehr dazu weiter unten.
6. Optional: Aktiviere den Scheduler, wenn die Signatur nur in einem bestimmten Zeitraum aktiv sein soll – zum Beispiel vor einer Messe.
7. Optional: Aktiviere die Einstellung „Als Template auswählbar", wenn Nutzer diese Signatur manuell in Outlook auswählen können sollen, falls das Regelsystem eine andere Signatur als Standard gesetzt hat.
8. Optional: Aktiviere Übersetzungen, wenn die Signatur in mehreren Sprachen verfügbar sein soll.
9. Klicke auf Signatur designen, um den Editor zu öffnen – oder auf Als Entwurf speichern, um die Signatur später zu gestalten.

Wie du die Signatur im Editor gestaltest, erklärt der Artikel Signatur im Editor gestalten.

Empfängertypen im Detail

Lege fest, bei welchen Empfängern die Signatur angezeigt werden soll. Es stehen vier Optionen zur Verfügung:

• Alle Empfänger – die Signatur wird bei jeder ausgehenden E-Mail eingefügt.
• Nur intern – die Signatur wird nur bei E-Mails an Empfänger mit einer verifizierten Unternehmensdomäne eingefügt.
• Nur extern – die Signatur wird nur bei E-Mails an Empfänger außerhalb der verifizierten Unternehmensdomänen eingefügt.
• Nur spezielle E-Mail-Adressen – die Signatur greift nur bei bestimmten Empfängeradressen oder -domänen.

Die Unterscheidung zwischen intern und extern basiert auf den verifizierten E-Mail-Domänen deiner Organisation. Welche Domänen als intern gelten, siehst du unter Domänen in den Team-Einstellungen.

Wenn du Nur spezielle E-Mail-Adressen wählst, kannst du Adressen oder Domänen gezielt ein- oder ausschließen.

• E-Mail-Adressen einschließen (optional): Gib eine oder mehrere Adressen oder Muster ein, getrennt durch Semikolons. Verwende * als Platzhalter. Beispiel: *@lemontaps.com; *@onmicrosoft.*
• Ausschlussmuster (optional): Gib Muster ein, die ausgeschlossen werden sollen – zum Beispiel *@volksbank-weschnitztal.de.

Wichtig: Das Ausschlussfeld kann nicht allein ausgefüllt werden – es muss immer auch ein Wert im Einschließen-Feld eingetragen sein. Sollen alle Adressen bis auf bestimmte Ausnahmen eingeschlossen werden, trage im Einschließen-Feld *@*.* ein.

Signaturen verwalten

Reihenfolge & Regeln

Wenn du mehrere Signaturen angelegt hast, entscheidet das Regelsystem automatisch, welche Signatur für eine E-Mail greift. Die Reihenfolge der Signaturen in der Übersicht legt dabei die Priorität fest: Das System prüft von oben nach unten, welche Signatur als erste auf die jeweilige E-Mail zutrifft, und setzt diese ein.

Die Reihenfolge kannst du jederzeit per Drag & Drop anpassen.

Beispiel: Die erste Signatur ist nur für Unit A konfiguriert, die zweite für alle Nutzer. Nutzer aus Unit A erhalten die erste Signatur, alle anderen automatisch die zweite.

Signatur bearbeiten, duplizieren oder löschen

• Um das Design einer Signatur anzupassen, klicke direkt auf die Signatur-Box – das öffnet den Editor.
• Um die Regeln einer Signatur zu bearbeiten, klicke auf die drei Punkte neben der Signatur.
• Über die drei Punkte kannst du eine Signatur außerdem duplizieren – zum Beispiel um dasselbe Design mit anderen Regeln zu verwenden – oder löschen.