Signatur im Editor gestalten

Voraussetzungen: Administrator · E-Mail-Signatur Addon

Dieser Artikel erklärt, was danach im E-Mail Signatur Editor passiert. Wenn du noch keine Signatur angelegt hast, lies zuerst den Artikel Signatur anlegen & Regeln konfigurieren.

Design-Template auswählen

Beim Erstellen einer neuen Signatur wirst du vor dem Editor zunächst zur Template-Auswahl weitergeleitet. Du kannst das Template aber auch später im Editor jederzeit über Change Template wechseln.

Wichtig: Ein nachträglicher Template-Wechsel löscht alle bisherigen Änderungen im Editor und überschreibt das Template für alle Sprachversionen der Signatur. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Es stehen vier Templates sowie eine Blankovorlage zur Verfügung. Die Templates unterscheiden sich in Spaltenanzahl und Breite – alle sind für Outlook Web, Outlook Classic und Mobilgeräte optimiert.

Hinweis: Je mehr Spalten ein Template hat, desto höher ist das Risiko, dass die Signatur bei Weiterleitungen in manchen E-Mail-Clients fehlerhaft dargestellt wird. Outlook und andere Clients wandeln E-Mails beim Weiterleiten intern teilweise in ein vereinfachtes Format um, wodurch Spaltenlayouts verrutschen können. Darauf hat Lemontaps keinen Einfluss.

Der Editor im Überblick

Der Editor besteht aus drei Bereichen:

Block (linke Seitenleiste)
Hier findest du alle verfügbaren Inhaltsbausteine, die du per Drag & Drop in die Arbeitsfläche ziehen kannst: Text, Bild, Button, Divider, Spacer, Wrapper und Social. Darunter findest du unter Layout verschiedene Spaltenanordnungen – von einer bis zu vier Spalten – um die Struktur deiner Signatur aufzubauen.

Layer (linke Seitenleiste)
Über den Reiter Layer siehst du die Elementstruktur deiner Signatur als Baumansicht – von der Seite über Sections und Columns bis zu einzelnen Text- und Bildelementen. Hier kannst du gezielt einzelne Elemente anklicken und auswählen, auch wenn sie im Editor schwer direkt anklickbar sind.

Konfiguration (rechte Seitenleiste)
Wenn du ein Element auswählst, öffnen sich rechts die Einstellungen dazu. Dort kannst du unter anderem Padding, Ausrichtung und weitere Eigenschaften anpassen.

💡 Tipps für technisch saubere Templates, die in Outlook Web, Outlook Classic und Mobil korrekt dargestellt werden, findest du im Artikel Lemontaps Design Guide: Best Practices für E-Mail-Signaturen.

Signatur-Größe anpassen

Die Breite der Signatur legst du über die Seiteneinstellungen fest. Klicke dazu im Editor auf den weißen Rand – achte darauf, dass dabei kein Text- oder Bildelement ausgewählt ist.

Die Seitenbreite entspricht nicht der tatsächlichen Signaturbreite, sondern gibt die maximale Breite der eingefügten Elemente vor.

Empfohlene Breiten: 450–550 px. Signaturen über 600 px können auf Mobilgeräten abgeschnitten werden.

Schriftart einstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Schriftart zu hinterlegen:

Standardschriftart (empfohlen)
Standardschriftarten wie Arial, Calibri, Verdana oder Tahoma werden von den meisten E-Mail-Clients unterstützt und beim Empfänger zuverlässig angezeigt.

Um die Schriftart für die gesamte Signatur zu setzen, navigiere im Editor zu Ebenen → Seite → Konfiguration → Theme-Einstellungen. Klicke in das Feld „Schriftart", lösche die aktuelle Schriftart heraus und ist das Feld leer, erscheint ein Dropdown mit den verfügbaren Standardschriftarten.

Um die Schriftart nur für ein einzelnes Textelement zu ändern, navigiere zu Ebenen → Text → Konfiguration → Typographie → Schriftart.

Eigene Schriftart
Du kannst auch einen eigenen Schriftartnamen eintragen. Falls die Schriftart beim Empfänger nicht verfügbar ist, wird die Fallback-Schriftart angezeigt. Trage Schriftart und Fallback immer gemeinsam ein.

Beispiele:

Poppins, sans-serif
'Times New Roman', serif
'MS Serif', 'New York', serif

Enthält der Schriftname Leerzeichen, setze ihn in Anführungszeichen.

Platzhalter einfügen

Platzhalter sorgen dafür, dass die Signatur automatisch mit den Profildaten des jeweiligen Nutzers befüllt wird – zum Beispiel Name, Position, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.

So fügst du einen Platzhalter ein:

Klicke in ein Textelement im Editor.
Wähle in der Leiste Variable einfügen.
Wähle die gewünschte Variable aus der Liste.

Um zu prüfen, wie die Platzhalter in der fertigen Signatur aussehen, wechsle in die Vorschau.

In der Vorschau kannst du über ein Dropdown einen beliebigen Nutzer aus deinem Team auswählen und so prüfen, wie das Template mit dessen Profildaten aussieht. Das ist hilfreich, um sicherzustellen, dass das Design auch bei unterschiedlich langen Namen, Positionen oder fehlenden Feldern stabil bleibt.

Zeile ausblenden, wenn Platzhalter leer ist

Wenn ein Nutzer einen Wert nicht hinterlegt hat – zum Beispiel keine Mobilnummer – kann die gesamte Zeile automatisch ausgeblendet werden. Setze dazu am Anfang der Zeile den Platzhalter $INE$ und am Ende $/INE$ .

QR-Code zur digitalen Visitenkarte einfügen

Füge ein Bildelement in den Editor ein.
Klicke auf das Element und trage unter „Bild-Attribute" den QR-Code-Platzhalter ein.
Wähle zwischen Online-QR-Code und Offline-QR-Code.

Der QR-Code ist im Editor nicht sichtbar – er erscheint erst in der Vorschau.

Signatur in andere Sprachversionen kopieren

Wenn du für deine Signatur mehrere Sprachversionen aktiviert hast, kannst du das Design einer Sprachversion in eine andere kopieren, ohne es neu zu erstellen:

Wechsle zu der Sprachversion, die du als Basis verwenden möchtest.
Klicke unten links auf Kopieren.
Wechsle zur Zielsprache und klicke auf Einfügen.

Wenn du das gleiche Design mit anderen Regeln verwenden möchtest – zum Beispiel für eine andere Nutzergruppe – kannst du die gesamte Signatur in der Template-Übersicht duplizieren. Weitere Infos dazu findest du im Artikel Signatur anlegen & Regeln konfigurieren.

Quellcode bearbeiten

Wenn du das Design direkt im Code anpassen möchtest, klicke im Editor auf die Seite oder ein Element und wähle den Reiter Quellcode. Dort kannst du den JSON- oder MJML-Code direkt bearbeiten.

Globale Komponenten einbinden

Globale Komponenten sind wiederverwendbare Bausteine – zum Beispiel ein einheitliches Impressum oder ein zeitlich begrenzter Messe-Banner. Du erstellst sie einmal und bindest sie in beliebig viele Signatur-Templates ein. Änderungen an einer Komponente werden automatisch in allen Templates übernommen.

Weitere Infos findest du im Artikel Globale Komponenten in E-Mail-Signaturen verwenden

FAQs

Wie kann ich die Farbe des QR-Codes anpassen?

Unter QR-Code Design kannst du die Farbe anpassen.

Werden alle Standardadressen bei dem Platzhalter "default Attributes" angezeigt?

Ja. Wenn mehrere Standardadressen vorhanden sind, werden mehrere Standardadressen angezeigt.