Freigabeprozess für Profiländerungen

Spare Zeit als Administrator! Mit aktiviertem Freigabeprozess können Nutzer ihre eigenen Informationen aktualisieren, während du die Kontrolle behältst. Änderungen werden erst nach Genehmigung durch einen Administrator übernommen, sodass alle Daten stets korrekt und einheitlich bleiben.

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Freigabeprozess aktivieren
• 2. So läuft der Freigabeprozess ab
• 3. Optional: Neue Nutzer selbst registrieren lassen
• 4. FAQ

1. Freigabeprozess aktivieren

Navigiere zu "Bearbeitungsrechte". Hier kannst du festlegen, ob und in welchem Umfang Attribute vom Endnutzer bearbeitet werden können. Dabei gibt es folgende Optionen:

Bearbeitbar: Der Nutzer kann die Information frei bearbeiten, ohne eine Freigabe erteilt zu bekommen.

Nicht bearbeitbar: Der Nutzer kann diese Information nicht bearbeiten.

Freigabe erforderlich: Nimmt der Nutzer eine Änderung vor, bekommt der Admin eine Anfrage zur Freigabe. Wird diese genehmigt, wird die Änderung übernommen.

Diese Einstellungen betreffen alle Nutzer in der ausgewählten Unit. 

2. So läuft der Freigabeprozess ab

Nun zeigen wir dir einen beispielhaften Freigabeprozess, um dir den Ablauf zu erklären:

Wenn ein Nutzer eine Angabe ändern möchte, für die eine Freigabe erforderlich ist, kann dieser eine Anfrage stellen. Dies wird über den grünen Button "Genehmigung anfragen" getan. Solange die Änderung nicht freigegeben ist, ist sie nicht sichtbar auf dem digitalen Profil. 

Nach der Anfrage kann der Nutzer sehen, welche Freigaben momentan in Bearbeitung sind. Dies wird durch das orangene Feld "Änderung angefragt" an der jeweiligen Stelle gekennzeichnet.

Der Admin bekommt daraufhin eine Benachrichtigung per E-Mail und in Lemontaps. Neben der Sektion "Nutzerprofile" erscheint ein blauer Punkt, wenn eine Anfrage vorliegen sollte. Durch einen Klick auf "Freigaben" bekommst du eine Übersicht über alle angefragten Freigaben und kannst die Änderung freigeben, ablehnen oder das Profil bearbeiten. Zusätzlich kannst du sehen, wie genau der Nutzer eine Information ändern möchte. In diesem Falle möchte der Nutzer ein Profilbild hinzufügen. 

Folgende Aktionen lösen einen Freigabeprozess aus:

• Ein Nutzer möchte eine Information ändern

• Ein Nutzer möchte eine Information löschen oder hinzufügen

Was passiert, wenn man die Änderung freigibt?

Die Information wird auf dem Profil geändert. 

Was passiert, wenn man die Änderung ablehnt?

Wenn eine Änderung abgelehnt wird, wird die eingereichte Änderung nicht im Profil sichtbar. Optional kann man dem Nutzer einen Grund angeben, weshalb die Änderung abgelehnt wurde.
Der Nutzer erhält in beiden Fällen eine E-Mail, ob die Änderung freigegeben oder abgelehnt wurde.

Wichtig: Alle Admins können Freigaben durchführen, jedoch bekommt nur der Haupt-Admin eine Benachrichtigung. Unit-Admins können nur Freigaben einsehen, welche in der Unit stattfinden, in der sie der Unit-Admin sind. 

3. Optional: Neue Nutzer selbst registrieren lassen

Du willst dir die Arbeit sparen, neue Nutzer zu erstellen und einzuladen? Mit diesem Schritt können sich neue Nutzer eigenständig registrieren. Diese landen direkt bei euch im Team, mit euren CI Einstellungen etc. und ihr könnt im Freigabeprozess eine Benachrichtigung erhalten, um den neuen Nutzer zu kontrollieren.

Einrichtungsschritte der Option:

Als Administrator kannst du die Domain deines Unternehmens verifizieren, um nachzuweisen, dass du Eigentümer aller Benutzerkonten mit dieser E-Mail Domain bist. Damit kannst du einstellen, dass alle Nutzer die sich mit deiner Domain registrieren automatisch in eurem Team landen. Den Hilfeartikel zur Verifizierung von Domains findest du hier.  

Im Anschluss kannst du unter Domains verwalten die gewünschte Domain auswählen und die Option "Freigabeprozess aktivieren" wählen: 

So sieht der Registrierungsprozess mit Freigabe aus:

Hinterlege den Registrierungslink lemontaps.com/registration/signup im Intranet oder in der Onboarding-Mail. 

Neue Nutzer können sich über diesen Link registrieren und ihre Informationen zunächst frei eingeben.

Anschließend landet der Nutzer, sofern die Email eure verifizierte Domain enthält z.B. [email protected], 

in eurem Team und unterliegt euren Einstellungen. Die digitale Visitenkarte ist ab dem Zeitpunkt bereits aktiv mit den Informationen, die der Nutzer eingetragen hat. 

Gleichzeitig wird eine Benachrichtigung im Freigabeprozess ausgelöst. Administratoren können die Informationen prüfen und bei Bedarf anpassen, um Einheitlichkeit und Korrektheit sicherzustellen.

4. FAQs

Wie sehen die E-Mails aus, die nach der Freigabe an User und Admin versendet werden? Kann ich diese ändern?

Die Mail, die der Admin erhält, sieht so aus:

Die Mail, die der Nutzer bei Genehmigung/Ablehnung erhalten, sehen so aus:

Welehe E-Mail du bekommst, hängt von der Sprache ab, auf die du dein Profil gestellt hast.

Diese Mails sind festgelegt und können nicht geändert werden.

Kann ich weitere Admins festlegen, welche eine Benachrichtigung bei einer Freigabe bekommen?

Um weitere Admins hinzuzufügen, schreibe bitte eine Mail an [email protected] und wir hinterlegen weitere Admins für dich. 

Kann ich die Freigabeberechtigungen pro Unit individualisieren?

Ja, es können für einzelne Units andere Freigabeberechtigungen festgelegt werden. Beachte jedoch, dass die Einstellungen dadurch nicht mehr synchronisiert sind und nicht automatisch aktualisiert werden, wenn eine globale Änderung vorgenommen wird.