Follow-up E-Mail an Kontakte senden

Was ist die Follow-up E-Mail?

Die Follow-up E-Mail ist eine automatisch oder manuell versendete E-Mail, die nach der Erfassung eines Kontakts verschickt werden kann.

Sie dient dazu, den Kontakt direkt nach dem Austausch weiter zu qualifizieren oder relevante Informationen zu teilen.

Wann wird die Follow-up E-Mail versendet?

Die Follow-up E-Mail kann auf verschiedene Arten ausgelöst werden:

1. automatisch, nachdem das Kontakt-Formular auf der digitalen Visitenkarte ausgefüllt wurde
2. manuell über den Button „E-Mail senden“
3. direkt während des Scan-Prozesses (z. B. beim Visitenkartenscanner)
4. optional automatisch bei jeder Kontakterstellung

1. Automatischer Versand via Kontakt-Formular

Füllt jemand das Kontakt-Formular auf deiner digitalen Visitenkarte aus, wird automatisch die Follow-up E-Mail versendet. 

2. Follow-up E-Mail manuell versenden

Nach dem Erstellen eines Kontakts kannst du die Follow-up E-Mail jederzeit manuell senden.

So funktioniert’s:

1. Kontakt in der Kontaktübersicht öffnen
2. Auf „E-Mail senden“ klicken
   
3. Sprache auswählen (falls mehrere verfügbar sind - diese können in den Spracheinstellungen konfiguriert werden)
   
4. E-Mail wird versendet

3. Follow-up E-Mail während des Scannens

Bereits während des Scan-Prozesses (z. B. beim Visitenkartenscanner oder QR-Code-Scan) kannst du entscheiden, ob eine Follow-up E-Mail gesendet werden soll.

So funktioniert’s:

1. Kontaktübersicht öffnen
2. Auf „Karte scannen“ klicken
   
3. Sprache wählen
   
4. Schieberegler aktivieren und "Weiter" kicken
   
5. E-Mail wird versendet

4. Automatisch bei jeder Kontakterstellung

Du hast die Möglichkeit einzustellen, dass automatisch bei jeder Kontakterstellung, egal über welchen Weg, die Follow-up E-Mail versendet wird. Dies kannst du in den Einstellungen festlegen. 

Inhalte im Template anpassen

Unter "E-Mail Templates" können die Inhalte im Template angepasst werden. 

Ebenso kann die interne E-Mail an den entsprechenden Nutzer angepasst werden. 

Sprache der Follow-up E-Mail

Die Follow-up E-Mail wird immer in der Sprache versendet, die beim Versand ausgewählt ist.

• Auswahl erfolgt beim manuellen Versand oder im Scan-Prozess
• Das passende E-Mail-Template wird automatisch verwendet

Hinweis:
Die verfügbaren Sprachen und Templates werden in den Einstellungen definiert.

Follow-up E-Mail deaktivieren

Die Follow-up E-Mail kann in den Einstellungen vollständig deaktiviert werden.

• Es wird keine automatische E-Mail nach Formularen versendet
• Der Button „E-Mail senden“ wird ausgeblendet

Versandstatus einsehen

Du kannst jederzeit sehen, ob eine Follow-up E-Mail bereits versendet wurde.

• Klicke dazu im Kontaktprofil auf einen Kontakt

• Unter "Historie" siehst du, ob und wann die E-Mail gesendet wurde

Du kannst dies ebenso in der Kontaktübersicht (Tabelle) sehen:

• eigene Spalte für Follow-up E-Mails
  
• Filtermöglichkeiten:
  • „ist leer“ → keine E-Mail gesendet
  • „ist nicht leer“ → E-Mail bereits gesendet

FAQs

Welche Platzhalter kann ich in der E-Mail verwenden?
Du kannst mit Platzhaltern arbeiten, die automatisch mit den Kontaktdaten befüllt werden.