Hubspot Integration

1. Vorraussetzungen

Hinweis: Du musst Administrator-Rechte besitzen, um die Verknüpfung einzurichten.

2. Überblick über die Integration

Mit der Hubspot Integration können entweder nur Administratoren oder auch die Endnutzer die mit Lemontaps erfassten Kontakte zu Hubspot als Leads oder als Kontakte entweder automatisch oder manuell pushen. Dies funktioniert sowohl für die mobile Version als auch für die Desktop Version.

User Journey:

Fall 1 - Manueller Push: Wenn man den "manuellen Push" eingestellt hat, wählt man sowohl in der Kontaktübersicht der Admins als auch in der Endnutzer Kontaktübersicht durch die Checkboxen die zu exportierenden Kontakte aus und klickt dann auf Hubspot. Der Export wird dann gestartet.
Fall 2 - Automatischer Push: Hat man in den Einstellungen den "automatischen Push" ausgewählt, wird der Push zu Hubspot bei jedem neuen Kontakt automatisch gestartet. Bisherige Kontakte werden nicht automatisch gepusht. Falls du die bisher aufgenommen Kontakte auch im Hubspot haben möchtest, müsstest du diese einmalig pushen.

Status des Exports: In der Kontakttabelle sieht man in der "Export" Spalte den Status. Wenn man auf das Symbol klickt, sieht man weitere Informationen, bspw. wann der Export stattgefunden hat. Falls hinter dem Hubspot Symbol ein Ausrufezeichen steht, sieht man dass der Export fehlgeschlagen ist. Falls man manuell die Kontakte pusht, bekommt man außerdem immer eine Email bei wie vielen Kontakten der Export funktioniert/fehlgeschlagen hat.

Folgende Attribute werden dabei übertragen:

Vordefinierte Felder in Lemontaps	Kontakt
Notizen	Ja, unter Activites in der Timeline zu sehen:
Namenspräfix	Nein
Vorname	Ja
Nachname	Ja
Position	Ja
Rolle	Nein
Abteilung	Nein
Unternehmen	Ja
Email	Ja
Email Arbeit	Nein
Telefon Arbeit	Ja
Telefon Mobil	Nein
Fax	Nein
Webseite	Ja
Adressat	Nein
Adresszeile 1	Ja
Adresszeile 2	Nein
PLZ	Ja
Stadt	Ja
Land	Ja
DSGVO	Nein
Sprache	Nein
Profilbild	Ja (erscheint in der Box Anhänge)
Datei-Anhänge	Ja (erscheint in der Box Anhänge)
Papiervisitenkartenbild	Ja (erscheint in der Box Anhänge)
Signatur	Ja (erscheint in der Box Anhänge)
Kennengelernt am	Ja
Kennengelernt durch	Wird als "Contact Owner" angelegt, falls die Accountemail des Lemontaps-Nutzers auch ein Hubspot Nutzer. Falls die Accountemail des Lemontaps Nutzers kein Hubspot User ist, wird als Owner der Hubspot User benutzt, der die Lemontaps - Hubspot Integration eingerichtet hat.

Kontakt vs. Lead

Die Einstellungen "Ermögliche Benutzer:innen die Auswahl zwischen "Kontakt" und "Lemontaps-Kontakte in CRM-Leads umwandeln" können für Hubspot ignoriert werden, da HubSpot keinen eigenen Lead-Typ vorsieht. Falls ausversehen in den Einstellungen „Export als Lead“ statt „Kontakt“ ausgewählt ist, wird dennoch ganz normal ein Kontakt in HubSpot erstellt.

Benutzerdefinierte Felder

Hast du benutzerdefinierte Felder in Hubspot selbst angelegt, kannst du diese auch im Leadformular von Lemontaps sichtbar machen.

Navigiere zum Kontaktformular -> internes Kontaktformular.
Klicke auf "CRM-Felder re-importieren

Klicke auf "Feld hinzufügen" -> CRM Custom Field -> und wähle das Custom Field, das du hinzufügen möchtest

Die benutzerdefinierten Felder aus Hubspot werden dann in Lemontaps angezeigt.

Wenn du nun über das Lemontaps Leadformular die benutzerdefinierten Felder ausfüllst und den Kontakt zu Hubspot exportierst, wird das richtige Feld ausgefüllt.

Benutzerdefinierte Felder ohne CRM-Verknüpfung

Felder aus deinem Lemontaps-Leadformular, die nicht mit HubSpot verknüpft sind (z. B. messe-spezifische Angaben), werden nicht automatisch ins CRM übertragen. Wenn du dafür kein eigenes Feld in HubSpot anlegen möchtest, kannst du diese Informationen stattdessen in die Notizen übernehmen.

Die entsprechende Einstellung findest du hier unter Punkt 3 „Benutzerdefinierte Felder“.

Dürfen Einzelnutzer Kontakte auch zu Hubspot übertragen oder nur Admins?

In den Einstellungen für die Bearbeitunsrechte hier kannst du dies konfigurieren.

Automatischer/Manueller Export

Sollen neu erfasste Kontakte automatisch oder manuell zu Hubspot exportiert werden?

Dies kannst du hier unter Punkt 1 festlegen.

Duplikate

Ein Duplikat entsteht, wenn in HubSpot bereits ein Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse existiert. Wie mit solchen Fällen umgegangen wird, stellst du unter Punkt 5 „Duplikat-Exporttyp“ hier ein:

Keine Duplikate exportieren

Der Export wird nicht durchgeführt und der Grund in der Export-Spalte angezeigt. Bei manuellem Export erhältst du zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung.
Notizen zu bestehenden Kontakten hinzufügen
Es wird kein neuer Kontakt erstellt. Stattdessen können verschiedene Arten von Notizen hinzugefügt als Aktivität zum bestehenden Kontakt in Hubspot werden:
- Nur die Notiz aus dem Feld "Notizen" des Leadformulars in Lemontaps

- Notizen und benutzerdefinierte Felder (CRM und in Lemontaps benutzerdefinierte Felder)
- Alle Felder des Leadformulars aus Lemontaps (z.B. auch Telefonnummern etc., aber keine Anhänge)

Hinweis: Die Option „Als doppelte Kontakte exportieren“ ist für HubSpot nicht verfügbar, da HubSpot grundsätzlich keine Duplikate erlaubt.

3. Verknüpfung von Lemontaps mit Hubspot

Navigiere zu der CRM Integration Seite.
Klicke auf Hubspot

Klicke nun auf "Autorisieren Hubspot"

Es erscheint nun ein Popup von Hubspot. Gebe deine Anmeldedaten ein. In den meisten Fällen musst du Administratorrechte bei Hubspot haben.
Autorisiere nun Lemontaps im darauffolgenden Popup.

Voilá Hubspot ist nun verbunden. Du kannst das Popup nun schließen. Zur Info: Bei den Feldern "Leads", "Contacts" etc. musst du nichts machen.

5. FAQs

Mein Export ist fehlgeschlagen, was können Gründe hierfür sein?

1) Fehlende Informationen im Kontakt in Lemontaps:

Bei Kontakten muss mindestens 1 Name angegeben sein in dem Lemontaps Kontakt, also entweder Vor- oder Nachname, ansonsten gibt es Probleme beim Export
Bei Leads muss mindestens der Firmennamen und 1 Name im Lemontaps Kontakt angegeben sein, ansonsten funktioniert der Export nicht

2) Duplikat:

Die Email Adresse des Kontaktes in Lemontaps existiert bereits in Hubspot bei einem Lead oder bei einem Kontakt und du hast als Einstellungen eingestellt, dass keine Duplikate exportiert werden dürfen.

3) Aktualisierung:

Bei automatischer Synchronisation ist es manchmal erforderlich, die Seite zu aktualisieren, um das entsprechende Icon zu sehen, wenn bspw. ein neuer Kontakt erstellt wurde.
Aktualisierungen von Kontakten in Lemontaps werden nicht automatisch im CRM aktualisiert.

4) Andere Gründe:

Es kann sein, dass es trotzdem nicht klappt. Versuche den Kontakt nochmals zu exportieren. Falls es immer noch nicht klappt kontaktiere bitte support@lemontaps.com

Was passiert wenn Hubspot Pflichtfelder in Lemontaps nicht ausgefüllt wurden? Wenn diese Felder nicht ausgefüllt sind und der Kontakt zu HubSpot exportiert wird, tritt kein Fehler auf – der Kontakt wird dennoch erfolgreich in HubSpot angelegt.