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title: Automationen für Kontakterfassung und Sprachnotizen einrichten
description: Lege fest, was nach einer Sprachnotiz passiert, welche KI-Aktionen verfügbar sind und ob Kontakte nach einem Scan automatisch angereichert werden.
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28\. September 2026

# Automationen für Kontakterfassung und Sprachnotizen einrichten

 

**Voraussetzungen:** Administrator, Unit-Admin · Sales Addon

Mit den Automationen legst du zentral für dein Team fest, was nach der Kontakterfassung automatisch passiert. Du bestimmst zum Beispiel, ob eine Sprachnotiz als Transkript oder als KI-Zusammenfassung im Notizfeld landet, welche KI-Aktionen aus jeder Sprachnotiz erstellt werden und ob neue Kontakte nach einem Visitenkartenscan direkt angereichert werden.

### **Automationen öffnen**

1. Öffne in der Admin-Ansicht **Kontakte →** [**Automationen**](https://lemontaps.com/md/contacts/automations).
2. Dort findest du drei Bereiche: Sprachnotiz in einem Kontakt, Automatische Kontaktanreicherung und KI-Aktionen für Sprachnotizen

Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

![Bildschirmfoto 2026-09-28 um 14.53.52](https://support.lemontaps.com/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202026-09-28%20um%2014.53.52.png?width=670&height=310&name=Bildschirmfoto%202026-09-28%20um%2014.53.52.png)

### **1. Sprachnotiz in einem Kontakt**

Diese Einstellungen gelten für Sprachnotizen, die direkt in einem Kontakt über **Notiz einsprechen** aufgenommen werden. Sie legen fest, was danach automatisch passiert.

**Notizfeld automatisch ausfüllen**

Wähle, was nach der Aufnahme ins Notizfeld übernommen werden soll:

- **Ja, das vollständige Transkript einfügen.** Der gesamte gesprochene Text wird ins Notizfeld übernommen. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt.
- **Ja, eine Zusammenfassung einfügen.** Die KI erstellt aus der Aufnahme eine Zusammenfassung und fügt sie ins Notizfeld ein. Über den Button Prompt kannst du festlegen, wie die Zusammenfassung aufgebaut sein soll, zum Beispiel welche Informationen sie enthalten soll.
- **Nein, das Notizfeld leer lassen.** Es wird nichts automatisch ins Notizfeld übernommen.

Bestehende Notizen bleiben immer erhalten. Nimmst du im selben Kontakt weitere Sprachnotizen auf, wird der Inhalt jeder neuen Aufnahme mit einem Abstand unter dem bisherigen Text im Notizfeld eingefügt. So bleiben die einzelnen Notizen gut voneinander unterscheidbar. Dies gilt auch für die Fill Form.

**Kontaktformular automatisch ausfüllen (Fill Form)**

Wähle **Ja**, wenn Lemontaps Informationen aus der Aufnahme automatisch in die Kontaktfelder übernehmen soll. Das sind zum Beispiel Position, Telefon, E-Mail und Unternehmen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.

Die Daten werden nur in leere Felder eingetragen, bereits ausgefüllte Felder werden nicht überschrieben. Automatisch befüllte Felder sind im Kontakt blau markiert.

Wähle **Nein**, wenn die Kontaktfelder unverändert bleiben sollen.

**Weiteren KI-Kontext angeben**

Werden manche Felder öfter nicht richtig ausgefüllt, kannst du der KI mehr Kontext geben:

- Öffne [Kontakte → Kontaktfelder](https://lemontaps.com/md/contacts/contact-fields).
- Suche das entsprechende Feld und klicke auf die 3 Punkte und anschließend auf Feld bearbeiten.
- Navigiere zu Sprachnotiz - Fill Form Einstellungen.

Hier kannst du der KI genau vorgeben, wie Inhalte interpretiert werden sollen, ähnlich wie bei einem Prompt in ChatGPT.

Beispiel: Für ein Feld wie „Produktinteresse“ kannst du definieren:

1. Option A auswählen, wenn Begriffe wie „Visitenkarte“ oder „Business Card“ fallen
2. Option B bei anderen Keywords

So versteht die KI auch interne Begriffe oder Abkürzungen besser und kann Felder zuverlässiger ausfüllen.

- KI-Kontext kann angegeben werden bei: Customfeldern und CRM-Feldern (z. B. aus HubSpot)
- KI-Kontext kann nicht angegeben werden bei: KI-Feldern (z. B. Industry) und bestimmten Systemfeldern wie Anhängen oder Signatur

### **2. Automatische Kontaktanreicherung**

Hier legst du fest, ob die Kontaktanreicherung nach einem Visitenkartenscan automatisch startet.

- **Nach einem Visitenkartenscan:** Ist der Schalter aktiviert, startet die Anreicherung automatisch, sobald du eine Papiervisitenkarte gescannt und auf Weiter geklickt hast. Du kannst den Kontakt direkt speichern, ohne die Anreicherung manuell auszulösen. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.

Beim Badge-Scanner und beim QR-Code-Scanner (inklusive LinkedIn QR-Codes) startet die Kontaktanreicherung immer automatisch. Das gilt unabhängig von dieser Einstellung.

![Bildschirmfoto 2026-09-28 um 14.58.40](https://support.lemontaps.com/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202026-09-28%20um%2014.58.40.png?width=421&height=449&name=Bildschirmfoto%202026-09-28%20um%2014.58.40.png)

### **3. KI-Aktionen für Sprachnotizen**

KI-Aktionen sind die Auswertungen, die die KI aus jeder Sprachnotiz erstellt, zum Beispiel eine Zusammenfassung oder eine Follow-Up E-Mail. Jede aktive KI-Aktion erscheint in der Sprachnotiz als eigene Ansicht. Hier legst du fest, welche KI-Aktionen dein Team nutzt, wie sie heißen und was die KI dafür erstellen soll.

**Verfügbare KI-Aktionen**

Standardmäßig stehen folgende KI-Aktionen zur Verfügung:

- Transkript: der vollständige gesprochene Text. Das Transkript ist immer vorhanden und kann nicht bearbeitet werden.
- Zusammenfassung
- Follow-Up E-Mail
- Stichpunkte
- Aufgaben erstellen

**KI-Aktionen anpassen**

Für jede KI-Aktion (außer dem Transkript) hast du folgende Möglichkeiten:

- Aktivieren oder deaktivieren: Deaktivierte KI-Aktionen werden in der Sprachnotiz nicht angezeigt, weder in der App noch im Browser.
- Reihenfolge ändern per Drag and Drop
- Name und Prompt bearbeiten: Lege fest, wie die KI-Aktion heißt und was die KI dafür erstellen soll.
- Duplizieren: Erstelle eine Kopie einer bestehenden KI-Aktion, zum Beispiel um eine Variante mit anderem Prompt anzulegen.
- Löschen

**Neue KI-Aktion erstellen**

1. Klicke im Bereich KI-Aktionen auf „Neue KI-Aktion“
2. Gib einen Namen ein, zum Beispiel „Einwände“ oder „Strategische Insights“.
3. Formuliere den Prompt, also die Anweisung, was die KI aus der Sprachnotiz erstellen soll.

![Bildschirmfoto 2026-09-28 um 15.00.33](https://support.lemontaps.com/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202026-09-28%20um%2015.00.33.png?width=670&height=313&name=Bildschirmfoto%202026-09-28%20um%2015.00.33.png)

**So sehen Nutzer die KI-Aktionen**

Alle aktiven KI-Aktionen werden bei jeder neuen Sprachnotiz automatisch ausgeführt. In der Sprachnotiz erscheinen sie in der festgelegten Reihenfolge:

- In der App: Die Ansichten lassen sich horizontal durchwischen.
- Im Browser: Die Ansichten erscheinen als Tabs.

**So sieht das im Kontakt aus**

1. Öffne einen bestehenden Kontakt oder lege unter [Kontakt hinzufügen](https://lemontaps.com/contacts/add) einen neuen Kontakt an und speichere ihn.
2. Klicke unter dem Notizfeld aufNotiz einsprechen und sprich deine Gesprächsnotizen ein.
3. Nach der Verarbeitung wird das Notizfeld entsprechend deiner Einstellung befüllt, also mit dem Transkript oder einer Zusammenfassung. Die Sprachnotiz mit dem Transkript und allen aktiven KI-Aktionen findest du in der Historie des Kontakts und unter KI-Notizen.
4. Ist Kontaktformular automatisch ausfüllen aktiviert, werden erkannte Angaben wie Unternehmen oder Position in leere Felder eingetragen.

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